Jak wdrożyć e-teczkę krok po kroku? Praktyczny poradnik biznesowy

1. E-teczka – co to jest i dlaczego warto?
2. E-teczka krok po kroku
3. Korzyści biznesowe z wdrożenia e-teczki
4. E-teczka pracownicza – podsumowanie

Obecnie coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, które mają ułatwić im przebieg różnych procesów biznesowych. Jednym z nich jest e-teczka pracownicza, która nie tylko pozwala na uporządkowanie dokumentacji osobowej, ale stanowi również realną szansę na oszczędność czasu, miejsca i kosztów administracyjnych. W tym artykule przedstawiamy, jak wdrożyć e-teczkę krok po kroku – od analizy potrzeb firmy, przez wybór odpowiedniego systemu i digitalizację dokumentów, aż po integrację z systemami kadrowo-płacowymi i codzienną obsługę. Podpowiadamy też, jak wykorzystać e-teczkę osobową do automatyzacji procesów HR i budowania bezpiecznego, nowoczesnego środowiska pracy.

E-teczka – co to jest i dlaczego warto?

E-teczka to elektroniczna wersja teczki osobowej pracownika, która gromadzi dokumentację pracowniczą w formie cyfrowej. Dzięki wdrożeniu e-teczki organizacja pracy działu HR znacząco się poprawia, koszty związane z papierową dokumentacją się zmniejszają, a dokumentacja jest zgodna z przepisami takimi jak RODO czy Kodeks Pracy. Mocną stroną e-teczki osobowej jest też to, że zapewnia ona zdalny dostęp do dokumentów, co jest szczególnie przydatne w pracy hybrydowej czy rozproszonej.

Z rozwiązania skorzystają firmy każdej wielkości, które chcą poprawić efektywność operacyjną działu HR. E-teczkę pracowniczą doceni również każda organizacja z rozproszoną strukturą, która potrzebuje zdalnego i bezpiecznego dostępu do dokumentacji, a także przedsiębiorstwa przygotowujące się do audytu lub kontroli, aby z łatwością udostępniać dokumenty w wersji cyfrowej.

E-teczka krok po kroku

Przed wdrożeniem e-teczki osobowej w firmie warto zapoznać się z poszczególnymi etapami tego procesu, aby wiedzieć, na co się przygotować podczas.

Analiza stanu obecnego i wybór odpowiedniego systemu

Pierwszym etapem wdrożenia e-teczki jest audyt obecnej dokumentacji, czyli ocena ilości, rodzaju i stanu dokumentów papierowych. Ważny jest tu wybór odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi prowadzenie e-teczki osobowej zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Warto, aby system zapewniał nie tylko zgodność z RODO, ale również bezpieczeństwo czy możliwość integracji z systemem kadrowo-płacowym.

Przygotowanie danych do digitalizacji

Na tym etapie następuje weryfikacja kompletności teczek pracowniczych – jest to czas, by uzupełnić brakujące dokumenty, aby zapewnić kompletność danych. Należy uporządkować dokumenty zgodnie z wymaganym układem oraz opracować plan digitalizacji, czyli określić, które dokumenty będą skanowane i w jakim terminie.

Proces digitalizacji dokumentów papierowych

Jest to krok, w którym skanowane są dokumenty z zachowaniem odpowiednich standardów (np. PDF/A, OCR). Po zeskanowaniu należy odpowiednio opisać i otagować dokumenty w systemie zgodnie z kategorią (np. czy jest to umowa, czy zaświadczenie lekarskie). Tak opisane dokumenty są już przechowywane w strukturze e-teczki zgodnej z rozporządzeniem.

Integracja e-teczki z systemami HR i kadrowo-płacowymi

Dzięki zintegrowaniu e-teczki pracowniczej z systemami HR i kadrowo-płacowymi dokumenty są automatycznie przypisywane do pracowników i ich profili. Na tym etapie możliwe jest przesyłanie dokumentów do podpisu elektronicznego, a także następuje tu synchronizacja danych osobowych i zdarzeń kadrowych, takich jak zatrudnienie, awans czy zakończenie umowy.

Szkolenie pracowników i procedury e-teczki

Przy wdrożeniu e-teczki niezwykle ważnym etapem jest odpowiednie przeszkolenie działu HR z obsługi systemu, procedur bezpieczeństwa i nowych procesów. Należy opracować instrukcje dla użytkowników oraz ustalić role i uprawnienia dostępu w systemie, np. kto może edytować dane dokumenty.

Monitoring, audyt i zgodność z przepisami

Po wdrożeniu rekomendowane jest regularne sprawdzanie kompletności e-teczek pracowniczych, aby zapobiec wszelkim niezgodnościom z regulacjami lub brakującym danym. Dzięki zdigitalizowaniu dokumentacji osobowej można łatwo przeprowadzić taki audyt, czy to zewnętrzny, czy wewnętrzny, wykorzystując możliwość wygenerowania raportów z dokumentacji pracowniczej. Ponadto system przypomina o wymaganym czasie przechowywania dokumentów i informuje, kiedy można lub należy usunąć określone dane. Dodatkowo, obsługa pieczęci cyfrowej zabezpiecza dokumenty przed nieautoryzowaną zmianą i wspiera zgodność z przepisami dotyczącymi integralności danych.

A jak wygląda taki przykładowy proces rekrutacji z udziałem e-teczki? Można go zawrzeć w sześciu krokach:

1. Kandydat lub pracownik HR wypełnia formularz z podstawowymi danymi osobowymi.
2. Kandydat zatwierdza poprawność danych i wymaganych oświadczeń.
3. System automatycznie generuje wszystkie niezbędne dokumenty rekrutacyjne, opatruje je pieczęcią cyfrową i umieszcza w e-teczce.
4. Kandydat dostarcza dodatkowe zaświadczenia, które są skanowane, pieczętowane i również archiwizowane w e-teczce.
5. Dane są automatycznie eksportowane do systemu kadrowego.
6. Wszelkie aneksy do umów są generowane na podstawie wcześniej wprowadzonych danych.

Korzyści biznesowe z wdrożenia e-teczki

Wdrożenie e-teczki osobowej w firmie zapewnia wiele korzyści na różnych płaszczyznach, nie tylko oszczędność czasu czy przestrzeni archiwizacyjnej. Przede wszystkim e-teczka usprawnia pracę działu HR i zapewnia porządek w dokumentacji. Umożliwia szybszy onboarding oraz obsługę innych procesów kadrowych, pozwalając szybciej odnaleźć potrzebne dokumenty i ograniczyć liczbę powtarzalnych zadań administracyjnych. E-teczka pracownicza chroni dokumentację przed zagubieniem lub zniszczeniem, np. w wyniku pożaru lub zalania. Kolejnym aspektem jest minimalizacja błędów i zmniejszenie ryzyka nieprawidłowego przechowywania dokumentów pracowniczych.

Więcej na ten temat w artykule: Automatyzacja w HR. Jak e-teczka upraszcza procesy kadrowe, od rekrutacji po digitalizację umów?

Poza lepszą kontrolą nad dokumentacją pracowniczą e-teczka przyczynia się do wzrostu bezpieczeństwa danych osobowych. Wdrażając e-teczkę pracowniczą, warto uzupełnić ją o pieczęć cyfrową, która gwarantuje, że dokumenty nie zostały zmodyfikowane od momentu ich wprowadzenia do systemu. Każda taka próba zmiany treści unieważniona jest przez pieczęć – zapewnia ona skuteczną ochronę przed fałszerstwami. Pieczęć cyfrowa jest zgodna z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r., co zapewnia pełną zgodność prawną przechowywanych dokumentów. Dzięki temu można całkowicie odejść od papierowych wersji dokumentów, nawet przy kontrolach z instytucji zewnętrznych.

Dzięki integracji z innymi rozwiązaniami umożliwiającymi automatyzację pracy, które oferuje między innymi FlowDog, wdrożenie e-teczki to nie tylko zmiana formy przechowywania dokumentów, ale część większej cyfrowej transformacji. Integracja z innymi systemami zapewnia automatyzację komunikacji HR, księgowości i obsługi klienta. Wyeliminowanie konieczności drukowania, ręcznego podpisywania i fizycznego przechowywania dokumentów znacząco skraca czas działań biurowych. Dokumenty generowane i udostępniane z systemu e-teczek są traktowane jako oficjalne i wiążące w komunikacji B2B i B2C na mocy prawnej.

E-teczka pracownicza – podsumowanie

E-teczka jest rozwiązaniem, które digitalizuje dokumentację pracowniczą i pozwala ją skutecznie uporządkować, zapewniając szybki i wygodny dostęp do kluczowych danych pracowników. Pozwala zaoszczędzić cenny czas i zasoby, usprawnia procesy HR, zapewnia zgodność z wymogami prawnymi oraz autentyczność i integralność dokumentów.

Jednym z narzędzi, które automatyzują zarządzanie dokumentacją pracowniczą, jest FlowDog, który pozwala m.in. na obsługę pieczęci cyfrowej. Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu.