Przed wdrożeniem nowoczesnych technologii warto zastanowić się, czego tak naprawdę firma potrzebuje, by działać lepiej i efektywniej. Kluczem do ustalenia tych potrzeb jest analiza przedwdrożeniowa, która pomaga odkryć potencjał organizacji, zidentyfikować obszary, które można zautomatyzować oraz dopasować rozwiązania technologiczne do realiów biznesowych.
Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa CRM lub ERP to nie tylko redukcja ryzyka błędów, ale także szansa na realne przyspieszenie cyfryzacji. W tym artykule pokażemy, dlaczego warto inwestować w ten etap oraz jakie korzyści może przynieść Twojej firmie analiza przedwdrożeniowa systemu informatycznego.
Analiza przedwdrożeniowa to nic innego jak etap poprzedzający wdrożenie systemu informatycznego (np. CRM, ERP). Pozwala on zrozumieć procesy biznesowe, potrzeby użytkowników i specyfikę organizacji. Dzięki analizie przedwdrożeniowej można ocenić gotowość firmy do wdrożenia, a także ocenić możliwe ryzyka i bariery. Pominięcie tego etapu często prowadzi do błędów, opóźnień czy dodatkowych kosztów.
Analiza przedwdrożeniowa daje odpowiedzi na następujące pytania biznesowe:
Bez szczegółowej analizy wiele firm wdraża systemy informatyczne w nieuporządkowany sposób, co generuje dodatkowe problemy zamiast usprawnień.
Analiza przedwdrożeniowa systemów informatycznych obejmuje:
W przypadku analizy przedwdrożeniowej CRM i ERP koncentruje się ona na następujących aspektach:
Jak wspomnieliśmy wcześniej, analiza przedwdrożeniowa to niezwykle ważny etap digitalizacji firmy, który niesie ze sobą szereg korzyści. Przede wszystkim przyspiesza ona proces wdrożeniowy, pomagając uniknąć niechcianych niespodzianek i trudności typu brak danych, nieprzemyślane integracje czy zduplikowane procesy. Dzięki dokładnemu przeanalizowaniu potrzeb organizacji można lepiej dopasować do nich wdrażany system. Analiza pomaga zminimalizować błędy i ryzyko niepowodzenia wdrożenia, ponieważ wszystkie ewentualności są wykrywane jeszcze na etapie przed samym zaimplementowaniem nowego rozwiązania.
Analiza przedwdrożeniowa systemów informatycznych odgrywa również znaczącą rolę w kwestiach finansowych. Pozwala ona na optymalizację kosztów, ponieważ można w ten sposób uniknąć zbędnych funkcji lub integracji. Ułatwia ona wybór dostawcy systemu oraz podjęcie decyzji, czy kupować gotowe, czy lepiej budować na zamówienie. Dobrze zaplanowana analiza to mniej nieprzewidzianych wydatków w trakcie cyfryzacji.
Kolejnym atutem decyzji o analizie przed wdrożeniem systemu informatycznego jest otrzymanie kompletnej dokumentacji analizy procesu, która zawiera gotowy dokument do wdrożenia, oraz listy funkcjonalności, czyli bazy do precyzyjnego określenia wymagań systemowych i harmonogramu wdrożenia. Dostarcza to twardych danych na temat tego, co trzeba zmienić, ile to potrwa i jakie są priorytety. Zajmuje się tym doświadczony zespół, czyli analityk biznesowy, który chodzi na wszystkie spotkania z klientem i przygotowuje dokumentację, oraz architekt systemu, który wspiera projekt na spotkaniach wewnętrznych.
Analiza przedwdrożeniowa wymaga zaangażowania z dwóch stron, a klient powinien być dostępny na spotkania 2-4 godziny tygodniowo, przez około cztery tygodnie. Na podstawie przygotowanych przez niego dokumentów do analizy analityk przygotowuje dokumentację analizy przedwdrożeniowej, konsultując ją z architektem. W dalszych krokach to opiekun handlowy odpowiada za wycenę i dosprzedaż wdrożenia na podstawie analizy.
Analiza przedwdrożeniowa pomaga znacznie przyspieszyć cyfryzację procesów w firmie. Dzieje się tak, ponieważ pozwala ona określić, które procesy warto zautomatyzować w pierwszej kolejności, na czym się skoncentrować, a co może poczekać. Dzięki dobrej diagnozie szybciej można przejść od projektu do wdrożenia, unikając opóźnień i pomyłek. Ponadto analiza umożliwia zaplanowanie integracji i migracji danych bez przestojów. Pomaga ona uniknąć wszelkich „cyfrowych zatorów”, np. wdrażania systemu bez świadomości, że brakuje danych lub odpowiednich procedur.
Firmy, które przeprowadzają dokładną analizę przedwdrożeniową przed startem, znacznie szybciej przechodzą od planowania do działania – skracają czas projektowania systemu nawet o 30%, ponieważ od początku wiedzą, co należy zmienić, które procesy zautomatyzować, a jakie dane migrować. Analiza przedwdrożeniowa systemu informatycznego to punkt startowy dobrze zaplanowanej cyfryzacji – bez chaosu, niespodzianek i zbędnych kosztów wynikających z błędnych założeń, które wpływają na wdrożenie systemu.
Firma specjalizująca się w obsłudze serwisowej sprzętu przemysłowego borykała się z problemem niewydolnego zarządzania zespołem serwisantów – zlecenia były przekazywane telefonicznie, brakowało centralnej ewidencji wykonanych napraw, a koordynacja terminów często prowadziła do opóźnień i błędów w realizacji usług.
Zanim zdecydowano się na wdrożenie systemu informatycznego, przeprowadzono szczegółową analizę przedwdrożeniową, która objęła m.in. mapowanie procesów, analizę czasu reakcji na zgłoszenia oraz identyfikację kluczowych punktów krytycznych w komunikacji między serwisantami a działem obsługi klienta.
Na podstawie tej analizy udało się:
Po wdrożeniu systemu, który został ściśle dopasowany do potrzeb operacyjnych firmy:
Dzięki dobrze przeprowadzonej analizie firma uniknęła kosztownych poprawek po wdrożeniu, a system od początku wspierał rzeczywiste procesy – zamiast je komplikować.
A jak robi to FlowDog? Przede wszystkim zaczyna od wykrycia potencjału zmian. Najważniejszym etapem jest zidentyfikowanie obszarów, które można zoptymalizować lub zautomatyzować. Zbierane są informacje, takie jak opis obecnej sytuacji, procesów i narzędzi, po czym przygotowywane są struktury integracji i modułów, lista przypadków użycia ze szczegółami oraz blokowy przebieg zoptymalizowanego procesu. Kolejnym krokiem jest opis realizacji i wdrożenia. To tutaj przedstawiana jest klientowi struktura danych, realizacja technologiczna oraz przykładowe widoki ekranów. Następnie przechodzimy do planu wdrożenia i ewaluacji, gdzie analizujemy koszty i korzyści oraz ryzyka. W tym momencie przedstawiany jest też harmonogram wdrożenia z fazami. Na załączonej infografice można dokładnie prześledzić etapy analizy przedwdrożeniowej od FlowDog.
Etapy analizy przedwdrożeniowej FlowDog – infografika.
Wdrażanie systemu informatycznego bez wcześniejszej analizy może wiązać się z różnymi ograniczeniami i trudnościami na różnych etapach tego procesu. Warto więc skorzystać z możliwości analizy przedwdrożeniowej, ponieważ bez niej można w ten sposób wdrożyć system całkowicie niedopasowany do realiów firmy. Może to się wiązać potem z wieloma problemami, takimi jak niezadowolenie pracowników ze względu na nieuwzględnienie ich potrzeb i specyfiki pracy.
Pominięcie analizy przedwdrożeniowej może wiązać się również z wydłużonym czasem wdrożenia i niekontrolowanym wzrostem kosztów. Szczególnie wtedy, kiedy system całkowicie odbiega od potrzeb pracowników, jego wdrożenie może okazać się być niepotrzebnym wydatkiem.
Brak analizy przedwdrożeniowej może skutkować także trudnościami technologicznymi. Jednym z nich może być problem z integracją systemów. Jeśli wybrane narzędzie jest niedopasowane do obecnych rozwiązań w firmie, komunikacja między nimi nie będzie efektywna i zamiast ułatwić pracę, nowy system wygeneruje pracownikom dodatkowe zadania, takie jak ręczne przepisywanie danych. Ponadto niewystarczające przygotowanie danych do migracji również może okazać się przeszkodą, ponieważ na etapie analizy przedwdrożeniowej są wykrywane wszelkie nieprawidłowości wymagające poprawy.
Analiza przedwdrożeniowa to niezwykle cenne rozwiązanie, które może przyspieszyć cyfryzację firmy. Kiedy jest dobrze przeprowadzona, pozwala skrócić czas wdrożenia systemu informatycznego, obniżyć jego koszty i zwiększyć szanse na sukces. Stanowi ona strategiczne narzędzie, które pozwala budować przewagę już na etapie planowania, a nie dopiero po wdrożeniu. Bez niej cyfryzacja może stać się źródłem chaosu, a z nią staje się dobrze zarządzonym procesem transformacji.
Jednym z dostawców rozwiązań cyfryzacji firmy, który oferuje analizę przedwdrożeniową, jest FlowDog. Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu.
Przygotowywanie ofert i umów handlowych można znacząco przyspieszyć dzięki automatyzacji. Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może przynieść Ci system do automatycznego generowania [...]
Zgłoszenia serwisowe mogą działać sprawnie i bez chaosu – pod warunkiem, że zadbamy o odpowiedni proces. Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może [...]
Cyfrowa transformacja to nie tylko modne hasło, ale realne wyzwanie i szansa na rozwój firmy. Aby skutecznie ją przeprowadzić, warto zacząć od zbadania punktu wyjścia – czyli przeprowadzenia [...]
Obecnie coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, które mają ułatwić im przebieg różnych procesów biznesowych. Jednym z nich jest e-teczka pracownicza, która nie tylko pozwala [...]
Planujesz wdrożyć automatyzację, ale nie wiesz, jak przygotować na to swoją firmę? Sprawdź, jak może Ci pomóc analiza przedwdrożeniowa.
