W dziale kadr niezwykle ważny jest czas, dokładność i zgodność z przepisami. Tradycyjne metody zarządzania dokumentacją i procesami HR coraz częściej ustępują miejsca nowoczesnym rozwiązaniom cyfrowym. Automatyzacja procesów kadrowych, takich jak przygotowywanie umów, wniosków urlopowych lub archiwizacja dokumentów, pozwala znacząco zwiększyć efektywność pracy i tym samym ograniczyć liczbę błędów.
W tym artykule pokazujemy, jak e-teczka i workflow automation wspierają automatyzację w HR, usprawniając codzienne zadania zespołu kadrowego. Dowiesz się, dlaczego warto wdrożyć automatyzację umów, jak działa cyfrowy obieg dokumentów i w jaki sposób elektroniczne teczki pracownicze przyspieszają działanie firmy zgodnie z obowiązującym prawem.
E-teczka jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej teczki osobowej pracownika. Zawiera ona umowy, aneksy, zaświadczenia i inne dokumenty kadrowe. Dzięki niej dział HR zyskuje natychmiastowy dostęp do pełnej dokumentacji, ponieważ nie trzeba przeszukiwać żadnych segregatorów i nie występują żadne opóźnienia.
Dzięki e-teczkom możliwy jest szybszy onboarding nowych pracowników, a także sprawniejsze inne zmiany kadrowe czy przygotowywanie dokumentów do kontroli. W połączeniu z pieczęcią cyfrową takie dokumenty są zabezpieczone oraz zgodne z wymogami prawa (RODO). Pieczęć cyfrową połączoną z e-teczką można znaleźć m.in. w systemie FlowDog.
McKinsey szacuje, że aż 56% typowych zadań w cyklu „od zatrudnienia do odejścia” można zautomatyzować przy użyciu dostępnych obecnie technologii i przy minimalnych zmianach w procesach (McKinsey 2018). Obejmuje to czynności związane z przetwarzaniem dokumentów, zarządzaniem danymi pracowników czy obsługą wniosków kadrowych. Ponadto, według przewidywań Deloitte, zaawansowane systemy oparte na sztucznej inteligencji będą w stanie automatyzować całe procesy HR, nie tylko pojedyncze zadania (Deloitte, 2025). Dzięki temu technologie te mogą stać się realnymi partnerami w zarządzaniu kadrami, przejmując kompleksowe workflow. Te dane potwierdzają, że automatyzacja procesów kadrowych m.in. poprzez wdrożenie e-teczek i workflow nie tylko zwiększy efektywność działu HR, ale także wpisze się w globalne trendy transformacji cyfrowej.
Automatyzacja umów polega na generowaniu dokumentów, takich jak umowa o pracę, zlecenie czy NDA, na podstawie gotowych szablonów i danych wprowadzonych do systemu. Dzięki zautomatyzowaniu tego procesu system może sam uzupełniać dane, a także kierować umowę do podpisu i przypisywać ją do odpowiedniego profilu pracownika. Takie rozwiązanie przyczynia się do zmniejszenia liczby błędów, przyspieszenia całego procesu oraz uwalnia czas specjalistów HR, którzy mogą go przeznaczyć na inne zadania.
Obecnie coraz większym zainteresowaniem – również w świecie HR – cieszy się zastosowanie sztucznej inteligencji, która stanowi jedną z form automatyzacji. Gartner odnotowuje, że liczba liderów HR wdrażających lub planujących wdrożenie rozwiązań opartych na generatywnej AI (GenAI) podwoiła się w ciągu ostatnich kilku miesięcy. Do najczęstszych jej zastosowań należą chatboty dla pracowników, automatyzacja zadań administracyjnych oraz analiza danych dotyczących opisów stanowisk i umiejętności.
Workflow automation, czyli automatyzacja przepływu pracy, to nic innego jak wykorzystanie technologii do samoczynnego wykonywania powtarzalnych zadań i procesów w firmie – oczywiście zgonie z ustalonymi regułami. System sam prowadzi dany proces krok po kroku: przesyła wnioski do akceptacji, przypisuje zadania odpowiednim osobom, wysyła przypomnienia i monitoruje status spraw.
W przypadku działu HR workflow automation może dotyczyć m.in.:
Workflow automation pozwala kadrom skupić się na działaniach strategicznych zamiast na bieżącej obsłudze formalności – dział HR działa szybciej, popełnia mniej błędów i zyskuje pełną kontrolę nad procesami.
System e-teczek z workflow ułatwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – w tym z RODO i rozporządzeniem o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Dzięki wykorzystaniu dobrodziejstw współczesnej technologii audyt wewnętrzny lub zewnętrzny nie wymaga ręcznego przygotowywania dokumentacji – wszystko jest dostępne cyfrowo, z historią wersji i logami zmian. Zmniejsza się również ryzyko przeoczeń dzięki automatycznym przypomnieniom o końcu ważności badań, dokumentów czy uprawnień. A wszystko to jest możliwe dzięki platformie FlowDog, która zapewnia zgodność z obowiązującymi regulacjami i usprawnia zarządzanie procesami kadrowymi.
Automatyzacja procesów kadrowych skraca czas obsługi spraw nawet o kilkadziesiąt procent, co jest szczególnie widoczne w dużych organizacjach z rozproszonymi zespołami. „Przykładowo, dzięki wdrożeniu platformy FlowDog w jednej z firm z branży usługowej zautomatyzowano proces rozliczania delegacji oraz obieg umów pracowniczych – mówi Katarzyna Wiktorowicz, Dyrektor Działu Marketingu FlowDog. – Zamiast ręcznego zbierania dokumentów i wieloetapowej akceptacji w papierze, pracownicy przesyłają wnioski i umowy online, a wszystkie zatwierdzenia odbywają się cyfrowo – co pozwoliło skrócić czas rozliczeń z kilku tygodni do kilku dni i znacząco ograniczyć liczbę błędów”. Zastosowanie e-teczki i workflow zwiększa więc przejrzystość, ogranicza chaos informacyjny oraz poprawia jakość zarządzania personelem.
Poza tym, że automatyzacja w HR pozwala pracownikom łatwiej i efektywniej wykonywać swoje obowiązki, daje im również czas na budowanie relacji, rekrutację czy rozwój kompetencji. Według raportu Deloitte nawet 43% organizacji, które wdrożyły sztuczną inteligencję w obszarze HR, wykorzystuje ją do wspierania procesów uczenia się i rozwoju pracowników (Deloitte, 2024). Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala im wyeliminować zbędną biurokrację i wykorzystać zyskany czas bardziej efektywnie.
Cyfrowa transformacja działów HR nie musi oznaczać rewolucji – czasem wystarczy kilka dobrze przemyślanych automatyzacji, by zyskać realne oszczędności czasu, wyeliminować błędy i usprawni komunikację wewnętrzną. Wdrożenie e-teczki, automatyzacji umów czy workflow automation sprawiają, że procesy kadrowe stają się szybsze, przejrzystsze i bezpieczniejsze.
Jednym z narzędzi, które oferują e-teczkę z workflow, jest FlowDog, który pozwala wyeliminować papier z działu kadr, a zarazem odciążyć zespół i uporządkować codzienną pracę. Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu.
Manualna obsługa transportów na bramach to nie tylko czasochłonność, ale też źródło niepotrzebnych przestojów. Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może przynieść Ci [...]
Zarządzanie dostawcami nie musi opierać się na przestarzałych systemach i kosztownych aktualizacjach. Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może przynieść Ci system do [...]
Poznaj 5 kluczowych procesów, które warto zautomatyzować w pracy biurowej. Sprawdź, jak FlowDog może pomóc usprawnić działanie Twojej firmy!
Obecnie coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, które mają ułatwić im przebieg różnych procesów biznesowych. Jednym z nich jest e-teczka pracownicza, która nie tylko pozwala [...]
E-teczka pracownicza jako nowoczesna komunikacja pracowników z działem HR. Jak przygotować firmę do wdrożenia e-teczki?
