AI jest dziś na ustach wszystkich. Jedni widzą w niej sposób na rozwiązanie każdego problemu, inni po prostu czują presję, że „trzeba coś z tym zrobić”. Z naszej perspektywy klucz jest prosty: zanim w ogóle zaczniesz myśleć o sztucznej inteligencji, warto zobaczyć, jak naprawdę działa Twoja firma na poziomie codziennych spraw. Jeśli zadania żyją w mailach, Excelach i w głowach kilku osób, to żaden model AI tego nie uratuje – co najwyżej przyspieszy bałagan.
Kiedy pracujemy z zespołami na warsztatach, szybko wychodzi na jaw pewien schemat. Reklamacje spływają różnymi kanałami, zgłoszenia serwisowe przychodzą z pięciu źródeł, a faktury krążą między działami bez jasnej ścieżki. Na początku nie mówimy więc ani słowa o AI. Po prostu rozpisujemy proces po kolei: kto uruchamia sprawę, jakie są etapy, gdzie zapadają decyzje, jakie są terminy i co dzieje się w wyjątkach. Dopiero później przekładamy to na system: formularze, statusy, zadania, przypomnienia, integracje z ERP czy CRM, a do dokumentów dokładamy OCR, żeby nikt nie musiał przepisywać danych. Już samo to robi ogromną różnicę – sprawy są w jednym miejscu, każdy wie, na czym stoi, a menedżer widzi, gdzie naprawdę ginie czas.
Dopiero na takim fundamencie wchodzimy z AI – i to bardzo konkretnie, bez wielkich słów. Szukamy miejsc, w których ludzie robią w kółko to samo: czytają podobne zgłoszenia, przeglądają długie maile, ręcznie kategoryzują sprawy czy komplety dokumentów. Tam AI potrafi pomóc najlepiej. Może przeczytać zgłoszenie i zaproponować kategorię oraz priorytet, przygotować krótkie podsumowanie dla osoby, która przejmie temat, albo zasugerować szkic odpowiedzi na bazie Waszych procedur. Może też wychwycić „podejrzaną” fakturę, nietypowy wydatek czy powtarzający się błąd w procesie. W praktyce wygląda to tak, że najpierw powstaje jeden spójny obieg (np. reklamacji czy zleceń serwisowych), a dopiero po czasie dokładamy AI, które działa na realnych danych, a nie na domysłach.
Najwięcej problemów zaczyna się tam, gdzie ten porządek jest pomijany. Projekty typu „najpierw zróbmy coś z AI, resztę ogarniemy później” zwykle kończą się frustracją: trzeba ciągle poprawiać wyniki, dopisywać wyjątki i ręcznie „ratować” proces. Z kolei tam, gdzie trzymamy kolejność – najpierw uporządkowanie pracy, potem automatyzacja, a na końcu AI jako wsparcie – efekty są mierzalne: krótszy czas obsługi klientów, mniej błędów w dokumentach, spokojniejszy zespół, który wie, co ma robić i gdzie szukać informacji.
Dlatego, zamiast zaczynać od pytania „jakie AI wdrożyć?”, lepiej zadać sobie inne: „który proces w naszej firmie najbardziej prosi się o uporządkowanie i automatyzację?”. Sztuczna inteligencja naprawdę potrafi dać przewagę, ale tylko wtedy, gdy ma dobrze ułożone podstawy-jasne kroki, dane w jednym miejscu i sensownie zbudowany obieg pracy. W naszej praktyce pierwszy krok wygląda zawsze tak samo: siadamy do stołu, rozrysowujemy rzeczywistość i dopiero potem dobieramy narzędzia. Uporządkowanie i nadanie kształtu wszelkim procesom zawsze zaczyna się od Warsztatów i prawidłowego zrozumienia podstaw.
Autor: Marek Szczepaniak
Manualna obsługa transportów na bramach to nie tylko czasochłonność, ale też źródło niepotrzebnych przestojów. Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może przynieść Ci [...]
Zarządzanie dostawcami nie musi opierać się na przestarzałych systemach i kosztownych aktualizacjach. Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może przynieść Ci system do [...]
Poznaj 5 kluczowych procesów, które warto zautomatyzować w pracy biurowej. Sprawdź, jak FlowDog może pomóc usprawnić działanie Twojej firmy!
Obecnie coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, które mają ułatwić im przebieg różnych procesów biznesowych. Jednym z nich jest e-teczka pracownicza, która nie tylko pozwala [...]
E-teczka pracownicza jako nowoczesna komunikacja pracowników z działem HR. Jak przygotować firmę do wdrożenia e-teczki?
