Zgłoszenia serwisowe mogą działać sprawnie i bez chaosu – pod warunkiem, że zadbamy o odpowiedni proces. Automatyzacja pozwala wyeliminować opóźnienia, błędy i nieporozumienia, a jednocześnie zapewnić pełną kontrolę nad realizacją zleceń – od przyjęcia zgłoszenia po zamknięcie sprawy. Chcesz dowiedzieć się, jak rozwiązaliśmy problemy ze zgłoszeniami serwisowymi u firm, które się do nas zgłosiły? Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może przynieść Ci system do przyjmowania zgłoszeń serwisowych od FlowDog!
W wielu firmach proces obsługi zgłoszeń serwisowych to źródło opóźnień, błędów i chaosu organizacyjnego. FlowDog zaprojektował inteligentny system zarządzania zgłoszeniami serwisowymi, który porządkuje cały proces – od przyjęcia problemu, przez realizację, po zamknięcie sprawy – przynosząc realny zwrot z inwestycji.
U klienta z branży usług serwisowych obsługa zgłoszeń odbywała się ręcznie, telefonicznie i mailowo. Przez brak klarownej informacji o statusie i odpowiedzialnościach zgłoszenia były realizowane wolniej z ryzykiem wystąpienia błędów. Celem współpracy było stworzenie systemu, który zagwarantuje poukładany przepływ zleceń i pełną przejrzystość działania.
Klientem była firma świadcząca usługi serwisowe specjalistycznego sprzętu elektronicznego. Organizacja obsługuje około 150 zleceń serwisowych miesięcznie, realizowanych przez kilka własnych oraz podwykonawczych ekip serwisowych. W procesie uczestniczyło 20 użytkowników systemu, odpowiadających za przyjmowanie zgłoszeń, organizowanie pracy ekip terenowych i dokumentowanie wykonanych usług.
Wdrożenie przeprowadzono w następujących etapach:
Wdrożenie systemu FlowDog przyniosło szereg korzyści, spośród których można wyróżnić:
Cały proces polegał na zautomatyzowaniu ofert i protokołów. Wdrożenie zajęło 4 miesiące, a pełen zwrot z inwestycji (Payback) nastąpił już po 8 miesiącach, osiągając ROI w wysokości 60% w skali 12 miesięcy. Łączne oszczędności i korzyści oszacowano na 134 000 zł rocznie, przy kosztach wdrożenia na poziomie 82 600 zł.
„Nasze rozwiązanie pozwala kompleksowo zarządzać każdym zgłoszeniem serwisowym – od momentu jego rejestracji, przez przydzielenie odpowiedzialności, aż po zakończenie i dokumentację działań – mówi Kamil Kajdaszuk, Business Development Manager we FlowDog. – Dzięki stałemu monitoringowi przebiegu obsługi, każde zgłoszenie jest realizowane zgodnie z ustalonym procesem, bez ryzyka przeoczenia czy opóźnień. System zapewnia pełną przejrzystość współpracy pomiędzy: zespołami technicznymi, osobami zarządzającymi stanami magazynowymi oraz zakupami sprzętu, handlowcami odpowiedzialnymi za wyceny kolejnych etapów prac a nadzorującymi realizację usługi. Zintegrowany moduł raportowania umożliwia bieżącą analizę efektywności obsługi, pozwalając na szybsze podejmowanie decyzji i optymalizację działań”. To wszystko zapewnia jeszcze szybszą i efektywniejszą obsługę zgłoszeń serwisowych.
Zastanawiasz się, jak zautomatyzować zgłoszenia serwisowe? Przygotowaliśmy poradnik, który pomoże Ci zrozumieć, jak krok po kroku wprowadzić automatyzację do codzienności Twojej organizacji.
Ustal, jakie są kanały zgłoszeń (telefon, e-mail, formularze), kto je obsługuje, kto decyduje o priorytecie. Celem jest wyeliminowanie ręcznych zadań i niekontrolowanych przepływów informacji.
Określ statusy (np. „nowe”, „w trakcie”, „zakończone”, „odrzucone”) oraz przypisz odpowiedzialność za przejścia między nimi. To podstawa cyfrowego workflow – pozwala uniknąć „braku właściciela”.
Wysyłaj wiadomości automatycznie, gdy status się zmienia lub terminy się zbliżają. Podnieś jakość obsługi i zredukuj zapytania o status.
Wprowadź OCR w przypadku papierowych zgłoszeń lub faktur serwisowych – szybki i bezbłędny import danych.
Wdrażaj system regionowo lub dla określonej grupy serwisantów. Na podstawie wdrożenia poprawiaj reguły, powiadomienia i interfejs.
Zbieraj metryki: czas reakcji, liczba niezamkniętych zgłoszeń, oceny satysfakcji klientów. Ustal cykliczne przeglądy i usprawnienia – utrzymuj system przydatny i dopasowany.
Automatyzacja zgłoszeń serwisowych pozwala na szybszą obsługę, która trwa godziny, a nie dni. Dzięki zminimalizowaniu liczby błędów operacyjnych można pożegna zaginione sprawy lub duplikaty. Zautomatyzowanie tego procesu to także większa efektywność zespołu – mniej ręcznej roboty to więcej działania. Ponadto jasność i punktualność wzmacniają lojalność klientów i ich satysfakcję. Automatyzacja zapewnia szybki zwrot z inwestycji w ciągu nawet kilku miesięcy, a zatem na efekty nie trzeba długo czekać.
Chcesz usystematyzować obsługę zgłoszeń serwisowych i przyspieszyć działania swojej firmy? Skontaktuj się z FlowDog – nasza analiza przedwdrożeniowa pokaże Ci, które procesy warto zautomatyzować. A jeśli nie jesteś pewien, od czego zacząć, zgłoś się na Dedykowane Warsztaty Kreatywne FlowDogLab – wskażemy kluczowe obszary do automatyzacji i zaproponujemy konkretne rozwiązania.
System do zarządzania serwisem to rozwiązanie informatyczne, które pozwala firmom monitorować, zarządzać i analizować wszystkie aspekty związane z obsługą serwisową - od przyjęcia zgłoszenia, przez jego realizację, aż [...]
Jaki system do zarządzania ekipami serwisowymi w terenie wybrać i czym się kierować przy tym? Na to pytanie odpowiadają eksperci FlowDog.
Zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi – jak to działa? I co zyskuje firma?
FlowDog ustandaryzował zgłoszenia serwisowe, reklamacje, awarie, pozwalając w sprawny sposób administrować nimi koordynatorom. Platforma stała się także narzędziem do komunikacji dla klientów. Uporządkowała procesy w firmie, dzięki czemu [...]
Jak program do obsługi serwisu polepsza procesy w branży automotive? Sprawdź na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniej aplikacji.
