Rola działu personalnego, inaczej działu HR w firmach przeszła w ostatnich latach znaczną transformację. Współcześni specjaliści HR, oprócz tradycyjnych zadań takich jak rekrutacja i wdrażanie nowych pracowników oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej, zajmują się budowaniem programów rozwojowych, zarządzaniem talentami, tworzeniem ścieżek kariery i dbaniem o tzw. dobrostan pracowników. Dzięki tym działaniom firmy nie tylko osiągają lepsze wyniki finansowe, ale również zwiększają stabilność zatrudnienia, co jest obecnie dużym wyzwaniem.
Aby jednak pracownicy działu HR mogli poświęcić odpowiednią ilość czasu na te działania, konieczne jest odciążenie ich od powtarzalnych, rutynowych zadań typu wprowadzanie danych, generowanie raportów czy obsługa wniosków urlopowych. Są to żmudne i czasochłonne zadania oraz nie wykorzystują one w pełni potencjału pracowników działu HR. Dlatego działy personalne coraz częściej sięgają po narzędzia cyfrowe i automatyzują te zadania, co pozwala im działać sprawniej i bardziej efektywnie.
Jednym z kluczowych i przełomowych rozwiązań, które radykalnie może zmienić funkcjonowanie nowoczesnych działów personalnych, jest wprowadzenie elektronicznej teczki pracownika z wykorzystaniem pieczęci cyfrowej, inaczej e-teczki pracownika.
E-teczka pracownika to innowacyjne narzędzie, które działa na zasadzie chmury obliczeniowej, co oznacza, że każdy pracownik ma dostęp do niej z dowolnego miejsca, o ile ma połączenie z Internetem. Wdrożenie tego narzędzia nie tylko eliminuje potrzebę przechowywania tradycyjnych, papierowych akt osobowych, ale również rewolucjonizuje zarządzanie dokumentacją pracowniczą. E-teczka pracownika zawiera bowiem wszystkie dokumenty pracownika, od CV i umów o pracę, przez aneksy do umów i zaświadczenia, aż po oceny okresowe i plany rozwojowe. Digitalizacja dokumentów i przechowywanie ich w jednym miejscu, to istotny krok w kierunku pełnej automatyzacji procesów HR-owych.
Najważniejszą zaletą e-teczki pracownika jest to, iż zmienia ona sposób, w jaki działy HR zarządzają danymi. Dzięki cyfrowemu formatowi dokumenty są łatwo dostępne, a jednocześnie są przechowywane w bezpieczny sposób. Dzięki zaawansowanym systemom szyfrowania i kontroli dostępu, informacje o pracownikach są chronione przed niepowołanym dostępem, co jest szczególnie ważne w kontekście przepisów RODO i ochrony danych osobowych. W ten sposób dział HR, wdrażając e-teczkę pracownika zwiększa bezpieczeństwo danych personalnych. Dodatkowo dzięki centralizacji i szyfrowaniu dokumentów, firma minimalizuje ryzyko utraty lub uszkodzenia ważnych informacji o pracowniku.
Korzyści płynące z wprowadzenia elektronicznej teczki pracownika są jednak znacznie szersze. Procesy administracyjne, które wcześniej wymagały ręcznego archiwizowania, kopiowania i przeszukiwania akt, mogą teraz odbywać się automatycznie i z zachowaniem pełnej przejrzystości. W efekcie dział HR oszczędza czas, który może przeznaczyć na bardziej złożone zadania.
Cyfrowa technologia zmienia także sposób, w jaki pracownicy komunikują się z działem HR. Otóż wdrożenie e-teczki pracownika jest często wstępem do wdrożenia w firmie „Cyfrowej platformy pracownika”, która umożliwia pracownikom nie tylko szybki dostęp do własnych dokumentów, takich jak paski płacowe, wnioski urlopowe, czy oceny okresowe, ale również zapewnia im dostęp do modułów szkoleniowych i modułów planowania ścieżki kariery. Dzięki platformie pracownicy mogą samodzielnie przeglądać i aktualizować swoje dane, co zwiększa ich zaangażowanie oraz pomaga budować partnerskie relacje pomiędzy pracownikami a działem personalnym.
Wdrożenie e-teczki pracownika wymaga starannego przygotowania i zaplanowania całego procesu. Pierwszym krokiem powinna być analiza obecnego systemu zarządzania dokumentacją pracowniczą oraz identyfikacja kluczowych potrzeb firmy. Następny krok to powołanie zespołu projektowego oraz wybranie odpowiedniego dostawcy systemu e-teczki, który zapewni nie tylko niezawodne oprogramowanie, ale również wsparcie techniczne podczas wdrożenia. Sam proces wdrożenia powinien przebiegać etapowo: najpierw należy przeprowadzić digitalizację istniejącej dokumentacji pracowniczej, następnie przeszkolić pracowników działu HR z obsługi nowego systemu, a na końcu przeprowadzić szkolenia pozostałych pracowników. Dobrą praktyką jest odpowiednie zakomunikowanie zmian wszystkim pracownikom oraz zapewnienie im wsparcia w okresie przejściowym.
Cyfryzacja w dziale HR nie oznacza, że technologia całkowicie zastąpi ludzki element. Wręcz przeciwnie, automatyzacja rutynowych, powtarzalnych zadań daje pracownikom działu HR możliwość skoncentrowania się na tych aspektach ich pracy, które wymagają empatii, intuicji i zrozumienia. Dzięki technologii, działy HR mogą skuteczniej budować relacje z pracownikami, odpowiadać na ich potrzeby i wspierać ich w rozwoju. Dzięki automatyzacji wybranych zadań [jak np. generowanie ofert i umów] w dziale HR firma zyskuje nie tylko na sprawności operacyjnej, ale również na zaangażowaniu i zadowoleniu wszystkich pracowników, co w dłuższej perspektywie przyczynia się do sukcesu firmy.
Sprawdź 3 obszary automatyzacji procesów z najszybszym zwrotem z inwestycji
Inwestycja w system automatycznego kalkulowania i generowania ofert to inwestycja w Twój sukces.
Z czego składa się cena automatyzacji procesu i od czego zależy?
Sprawdź korzyści paragonów elektronicznych dla przedsiębiorców -> handel, usługi, gastronomia, usługi on-line i e-commerce.
Porównanie Narzędzi do Wizualizacji Danych: Tableau, Power BI i Dash
