Skalowanie biznesu w czasie pandemii

1. Jakie procesy w zarządzaniu firmą warto zautomatyzować?
2. Jak nie stracić kontroli nad procesami w firmie mimo pracy zdalnej?
3. Jak skutecznie komunikować się z klientem i efektywnie domykać sprzedaż?
4. Zdalne zarządzanie dokumentami w czasie pandemii
5. Skalowanie biznesu – podsumowanie

Pandemia Covid-19 dobitnie pokazała, że opieranie modelu biznesowego wyłącznie na działalności stacjonarnej może szybko pogrążyć nawet najlepiej prosperujące zakłady. Boleśnie przekonało się o tym wielu właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw, tak w Polsce, jak i na całym świecie, które nie przetrwały wynikającego z pandemii kryzysu. Proces cyfrowej transformacji biznesu stał się więc nie tyle udogodnieniem, ile po prostu koniecznością. Jak zatem skorzystać z możliwości biznesowych, jakie daje przejście do prowadzenia firmy online, a przy tym zachować sprawność jej działania?

Jakie procesy w zarządzaniu firmą warto zautomatyzować?

O ile w przypadku np. sprzedaży online automatyzacja jest dość oczywista tak dla klientów, jak i przedsiębiorców, taka transformacja może objąć wiele procesów, które teoretycznie nie mogą obejść się bez bezpośredniego udziału pracowników. Dobrym przykładem jest tutaj dział HR, w którym można praktycznie całkowicie zautomatyzować gromadzenie danych i komunikację z potencjalnymi nowymi pracownikami, a także znacznie usprawnić poszukiwanie kandydatów do pracy czy nawet selekcję do dalszych etapów rekrutacji, czego do tej pory nie wyobrażano sobie bez udziału ludzi.
To, jakie konkretnie procesy warto zautomatyzować, zależeć będzie od danej firmy. Przedsiębiorcy powinni dokładnie prześledzić wszystkie procesy zachodzące w firmie – pozwoli to dokładnie przeanalizować ich przebieg i zidentyfikować tzw. wąskie gardła, czyli punkty, w których produkt lub usługa zatrzymuje się na dłużej. Na tej podstawie będzie można określić, które sektory wymagają przebudowy organizacji czy zastosowania nowej technologii. Dzięki takiej analizie będzie też wiadomo, które procesy można zautomatyzować. Właściwie, jeśli się nad tym głębiej zastanowić, niemal każdy proces można przynajmniej w części poddać automatyzacji.
Naprawdę warto skorzystać z tego typu rozwiązań – automatyzacja pozwala bowiem:

• ograniczyć lub całkowicie wyeliminować błędy i nadużycia,
• przyspieszyć obieg informacji,
• skrócić drogi przygotowania produktów,
• zredukować koszty administracyjne,
• oszczędzić czas i zwiększyć produktywność,
• usprawnićzarządzanie procesami.

Jak nie stracić kontroli nad procesami w firmie mimo pracy zdalnej?

Przejście na pracę zdalną potrafi wprowadzić istny chaos w zarządzaniu przedsiębiorstwem – zmiany modeli prac są szczególnie bolesne dla firm, które w żaden sposób nie były przygotowane na taką ewentualność. Wbrew pozorom biznes może być równie, a nawet bardziej, skutecznie zarządzany również przy funkcjonowaniu wyłącznie online. Oto trzy główne sposoby na zachowanie sprawności działania po przejściu w cyfrowe środowisko zarządzania:

Przejście na model zadaniowy

Wciąż popularny, zwłaszcza w Polsce, model zarządzania oparty na ciągłej kontroli i monitorowaniu każdego ruchu pracowników zupełnie nie sprawdza się przy pracach zdalnych. W pracy online o wiele lepsze rezultaty daje wyznaczanie jasnych celów z określoną datą realizacji – właściwie od razu po implementacji takiego systemu można zauważyć wzrost efektywności. Nie tylko ułatwia on pracę, ale też umożliwia łatwe sprawdzanie wyników i monitorowanie postęp prac. Ponadto będzie do niego znacznie łatwiej wdrożyć nowozatrudnione osoby.

Zapewnienie sprawnej komunikacji między działami

Zdarza się, że biznes jest porównywany do żywego organizmu z uwagi na to, że jeśli jeden element zawodzi, odczują to wszystkie inne. Dlatego też kluczową kwestią przy pracach w sieci jest sprawna komunikacja pomiędzy wszystkimi działami danej firmy. Co z tego, że marketingowi uda się pozyskać nowych potencjalnych klientów, jeśli dział sprzedażowy nie otrzyma informacji na temat ich preferencji na czas i klienci odbiją się od proponowanych im usług? Zintegrowany kanał komunikacyjny jest więc koniecznością bez względu na charakter świadczonych usług.

Wprowadzenie jednego, zintegrowanego systemu zarządzania

Systemy CRM i inne podobne im narzędzia potrafią skutecznie pomóc w rozwoju i sprawnym zarządzaniu, co sprawia, że są wręcz nieocenione w biznesie internetowym. Niestety wielu firmom wciąż brakuje umiaru w ich stosowaniu – zdarza się, że w jednym przedsiębiorstwie funkcjonuje jednocześnie kilka z nich. Wprowadza to prawdziwy chaos informacyjny – dochodzi do sytuacji, w których pracownicy muszą wielokrotnie, bez faktycznej potrzeby, „wklepywać” te same dane w kilku różnych miejscach.
Sprawia to, że uzupełnianie danych, które zajęłoby maksymalnie godzinę rozrasta się do rozmiarów całodniowego przedsięwzięcia angażującego przynajmniej kilka osób – można w ten sposób zmarnować naprawdę mnóstwo czasu, a taka organizacja bardzo szybko potrafi rozmyć priorytety, co w obecnych czasach jest zupełnie nie do przyjęcia.
Warto też pamiętać, że większość systemów CRM to „gotowce”, które niekoniecznie będą pasować do specyfiki danego przedsiębiorstwa – prawdziwie efektywneelektroniczne zarządzanie firmą wymaga skrojonego na miarę narzędzia. To system powinien być dopasowany do firmy, a nie ona do niego!

Jak skutecznie komunikować się z klientem i efektywnie domykać sprzedaż?

Kluczem do skutecznego kontaktu firm z klientami jest dobór odpowiednich kanałów i sposobów komunikacji. Sytuacja na rynku pokazała, że nawet w branżach, które wcześniej opierały swoją skuteczność sprzedaży wyłącznie na spotkaniach twarzą w twarz, można z powodzeniem wprowadzić nowe, wygodne dla obu stron rozwiązania. Zatem jak dobrać odpowiedni kanał komunikacyjny, by móc skutecznie prezentować swoje usługi? Trzeba przede wszystkim wziąć pod uwagę:

• charakter grupy docelowej,
• narzędzia umożliwiające komunikację z marką,
• rodzaj/charakter przekazywanych informacji i treści,
• zgodność miejsca docelowego z prezentowaną treścią.

Internet daje naprawdę mnóstwo możliwości komunikacyjnych – do najpopularniejszych wśród wielu marek należą:

• newslettery,
• materiały wideo,
• artykuły poradnikowe,
• media społecznościowe.

W ten sposób mogą przekazywać nie tylko wiedzę o nowych produktach, promocjach, aktualnościach czy podejmowanych inicjatywach, ale także być bliżej odbiorców.

Zdalne zarządzanie dokumentami w czasie pandemii

Digitalizacja dokumentów to jeden z podstawowych procesów, które powinny zajść w ramach zmiany modeli biznesowych na te oparte o wykorzystanie Internetu. Dzięki temu można mieć całą dokumentację na wyciągnięcie ręki – nie trzeba wychodzić z domu ani przekopywać stosów dokumentów zalegających w firmowym archiwum.
Odpowiedni system pozwoli nie tylko wprowadzić wszystkie dokumenty do bazy danych, ale też nada każdemu z nich przewidzianą kategorię i da pewność, że dotrze do odpowiedniej osoby. Wszystko odbywać się będzie w samym systemie – nie będzie więc ryzyka, że wysłany e-mailem dokument zaginie w gąszczu innych wiadomości, czy zostanie błędnie zaszufladkowany jako spam. Ma to też znaczenie w kwestii bezpieczeństwa – dokumenty będą do wglądu tylko uprawnionych osób i będą chronione przed wzrokiem postronnych. Zdalne zarządzanie dokumentami będzie więc znacznie prostsze, mniej czasochłonne, a przy tym przyjaźniejsze dla środowiska ze względu na redukcję zużycia papieru.

Skalowanie biznesu – podsumowanie

Pojawienie się pandemii Covid-19 było poważnym ciosem dla światowej gospodarki. Wielu przedsiębiorców, także w Polsce, nie poradziło sobie z tak drastycznymi zmianami. Z drugiej jednak strony, pandemia wymusiła błyskawiczne innowacje i wprowadzanie nowych rozwiązań, których implementacja w normalnych warunkach ciągnęłaby się latami. Mimo to sprawne przeniesienie działalności do Internetu, który stał się dla wielu przedsiębiorców istnym wybawieniem, bywa problematyczne. Zachłyśnięcie się nowymi możliwościami potrafi wprowadzić chaos organizacyjny, który może być równie groźny, co zła sytuacja na rynku. Dlatego też warto sięgać po sprawdzone, kompleksowe rozwiązania, które umożliwią łatwe i płynne zdalne zarządzanie firmą. Gdzie szukać takich rozwiązań? Choćby w ofercie FlowDog – znajdziesz tam m.in. indywidualnie dopasowywane systemy zdalnego zarządzania, które można zintegrować z już funkcjonującymi w Twojej firmie.