Zmiana jest nieodłącznym elementem życia. Niepostrzeżenie dotyka nas w sferach zarówno osobistych, jak i biznesowych. Jednym z największych wyzwań we wdrożeniach nowych narzędzi technologicznych jest przekonanie użytkowników do zmiany przyzwyczajeń. W niektórych firmach pracuje się w taki sam sposób od kilku lat, a nawet kilkunastu. Dostarczenie odpowiedniego narzędzia do automatyzacji procesów, które może przyspieszyć lub ułatwić wykonywanie codziennych zadań, to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa zależy od przekonania pracowników do sukcesywnego korzystania z nowych rozwiązań.
Na początek – odpowiednie przygotowanie do zmiany
Za sukcesem każdej zmiany idzie odpowiednie przygotowanie się do niej. Najbardziej efektywna to taka, dzięki której na realizację zadań przeznaczamy tyle czasu, ile zajęło wdrożenie rozwiązania. Automatyzacja, wbrew pozorom, nie zastępuje nagle człowieka, ale jest dla niego pomocą i pozwala mu skupić się na ważnych zadaniach. Oddelegowanie powtarzalnych czynności umożliwia zaoszczędzenie czasu pracowników. Od czego zacząć proces automatyzacji w firmie, by zwiększyć jej efektywność?
Na początek warto zastanowić się nad obecnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa na różnych jego płaszczyznach. Zweryfikowanie, co w pierwszej kolejności wymaga zmian i usprawnień, będzie bazą kolejnych działań. Kiedy wiemy już, który proces „kuleje” w praktyce, należy wziąć pod uwagę wszystkie zachodzące w nim akcje. Elementy, które nie zmieniają się w zależności od sytuacji, np. każda wysłana oferta, muszą przejść weryfikację Dyrektora Działu Sprzedaży. Warto zadać sobie pytania: Jaki cel ma taki proces? Kiedy się zaczyna i kończy? Co należy zrobić, by go wykonać? Kto jest zaangażowany? Ważne jest, co zostało w procesie zrobione, a nie w jaki sposób.
Kiedy mamy już określone i opisane dotychczasowe procesy, warto zastanowić się nad ich obecnym biegiem i zweryfikować potencjalne obszary, które wymagają zmiany. Ten krok również wymaga zadania sobie konkretnych pytań, co pozwoli zweryfikować np. ile materiałów jest zużywanych do produkcji, jak długo trwa realizacja ścieżki, ile razy powtarza się ten sam proces, gdzie i dlaczego są opóźnienia. Porównanie tego z kluczowymi zadaniami, jakie należy wykonać, aby zakończyć proces, wskaże nam, że niektóre sprawy są zupełnie zbędne. Być może niekonieczne okaże się drukowanie potwierdzeń o przyjęciu zamówienia albo sporządzanie ich ręcznie. Wyeliminowanie dodatkowych zadań, które nie wnoszą nic wartościowego do procesu, oraz automatyzacja powtarzających się czynności wpłyną na jakość funkcjonowania całej firmy. Głównym celem jest ograniczenie lub wyeliminowanie zbędnej pracy, niepotrzebnych kosztów, wąskich gardeł i błędów. Nowa ścieżka procesu umożliwi pozbycie się starych przyzwyczajeń.
Kiedy już uporamy się z wyeliminowaniem z procesu niepotrzebnych elementów, nadejdzie czas na wdrożenie automatyzacji. Warto także przeanalizować, czy kompetencje pracowników z zakresu IT są wystarczające do podjęcia zaplanowanej optymalizacji. Jeżeli nie, już na tym etapie dobrze jest skorzystać z pomocy specjalistów zajmujących się wdrażaniem takich rozwiązań. Gdy proces jest zmapowany i rozrysowany, należy przejść do wdrożenia oprogramowania. Jest to tylko rodzaj narzędzia, które ma obsługiwać proces. Ważne, aby wiedzieć, jak z niego odpowiednio korzystać!
Diabeł tkwi w szczegółach… udanego wdrożenia
O tym, czy wdrożenie będzie łatwe, decydują detale. Czy analityk wychwyci te najmniejsze potrzeby klienta? Czy wdrożeniowiec dobrze przemyśli ergonomię użytkowania? Ile kliknięć ostatecznie będzie miał do wykonania użytkownik – 3 czy 4? To jedno dodatkowe kliknięcie, niefortunny układ pól na formularzu albo nielogiczna nawigacja w systemie mogą decydować o tym, czy produkt będzie zachwycający, tylko dobry, czy po prostu zadowalający… I czy użytkownicy potraktują go jak długo wyczekiwane ułatwienie w pracy, czy jako zbędne narzędzie, przysparzające dodatkowych zadań.
Więcej o automatyzacji procesów tutaj.
Współpraca z nami to partnerskie relacje oparte na wzajemnym zaufaniu. Korzystając z naszej oferty będziesz mieć możliwość wyróżnienia się na rynku i oferowania najwyższej jakości, nowoczesnych rozwiązań biznesowych [...]
Zrób audyt cyberbezpieczeństwa Twojego sklepu internetowego -> Zadbaj o właściwy system cyberbezpieczeństwa IT -> Wykorzystaj profesjonalny system do przetwarzania transakcji -> Wymagaj używania złożonych haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego
