Cztery kroki do zapewnienia sobie bezpiecznej przyszłości w instalacjach fotowoltaicznych

Jako dostawca oprogramowania do obsługi procesów w firmach fotowoltaicznych poznaliśmy specyfikę działania wielu z nich. Zdecydowana większość różni się metodami zarządzania, techniką sprzedaży, akcjami marketingowymi oraz przyjętą strategią.
Pomimo tego, wyraźnie łączy je kilka tematów charakterystycznych dla branży energii odnawialnej. Są to istotne tematy, szczególnie dla właścicieli i osób zarządzających firmami fotowoltaicznymi. Dlatego postanowiliśmy w tym artykule opowiedzieć o czterech najważniejszych obszarach ich działania i o tym, jak je optymalizować.

1. Sprawny proces podpisywania umów z klientami

Pozyskanie klienta dla instalacji fotowoltaicznych jest obecnie relatywnie łatwe. Rynek jest szeroki, świadomość klientów dopiero powstaje, a konkurencja wciąż nie jest tak agresywna, jak w przypadku innych usług energetycznych. Sprzedaż ta jest wymagająca pod względem technologicznym. Bardzo ważne jest, aby prawidłowo ustawić proces sprzedaży i podpisywania umów. Należy zoptymalizować go tak, aby mieć pewność, że:

• wszystkie niezbędne dokumenty są podpisane w odpowiednich wersjach i terminach,
• wszystkie informacje – zarówno formalne, jak i techniczne – są zebrane prawidłowo za pierwszym razem.

Dodatkowo regularne prowadzenie odpowiedniej relacji z klientem, prawidłowe zbieranie i ewidencjonowanie informacji na jego temat zaprocentuje w przyszłości możliwością dosprzedawania mu kolejnych usług i produktów.

2. Szybka i efektywna kosztowo obsługa posprzedażowa

Pomiędzy wykazaniem przez klienta zainteresowania wykonaniem instalacji a jej ostatecznym oddaniem do użytku musi zostać wykonany cały szereg zadań: zaczynając od przygotowania treści umowy, przez audyt w terenie, przygotowanie projektów i niezbędnej dokumentacji, aż po zapewnienie dostępności materiałów, narzędzi i ekip instalacyjnych. W większości firm w ten proces zaangażowanych jest kilka, a czasem nawet kilkanaście osób.
Wykorzystanie profesjonalnego narzędzia do nadzorowania całego procesu niesie ze sobą wiele korzyści:

• skrócenie czasu trwania całego procesu,
• zmniejszenie ilości niezbędnej pracy,
• zapewnienie dostępności dokumentacji procesu nawet w przypadku nieobecności części pracowników,
• częściowa automatyzacja powtarzalnych zadań, skutkująca zmniejszeniem liczby pomyłek oraz odciążeniem pracowników,
• zmniejszenie ilości popełnianych błędów w procesie instalacyjnym,
• poprawa komunikacji z klientem.

Z naszego doświadczenia wynika, że większość firm nadal opiera swoje procesy o narzędzia typu Excel, WhatsApp, poczta elektroniczna, współdzielone dyski. Przy wzroście skali działalności bardzo trudno jest utrzymać w ten sposób sprawność działania. Dzieje się tak głównie dlatego, że rynek instalacji fotowoltaicznych jest wciąż bardzo młody. Rozwija się jednak bardzo dynamicznie, a technologie stają się coraz łatwiej dostępne. W związku z tym, coraz trudniej będzie wyróżnić się na rynku przewagami technologicznymi. Wygrywać będą firmy, które dzięki sprawnie ułożonym i dobrze zarządzanym procesom oraz narzędziom (tzw. narzędziom cyfryzacji procesu zarządzania) będą w stanie konkurować nie tylko ceną. Przede wszystkim jakością i szybkością obsługi klienta.

3. Zapewnienie jakości wykonania instalacji

Na rynku funkcjonują dwa modele wykonywania instalacji u klienta. Pierwszy jest oparty na wykorzystaniu własnych ekip instalacyjnych w terenie. Na drugim końcu skali znajduje się model wykorzystujący wyłącznie ekipy firm podwykonawczych. W sposób oczywisty żaden z nich nie jest idealny. Nasze dotychczasowe obserwacje pozwalają wysnuć wnioski przedstawione w Tabeli 1.

Tabela 1: Plusy i minusy modeli wykonywania instalacji u klienta

4. Odpowiednie narzędzie do zarządzania procesem od kontaktu z klientem po odbiory i przeglądy okresowe

Procesy w biznesie instalacji fotowoltaicznych są złożone ale jednak w znacznej mierze powtarzalne. Takie procesy są idealnym materiałem do wdrożenia narzędzi systemowych służących ich optymalizacji. Wybrane procesy zostały przedstawione w Tabeli 2.

Tabela 2: Przykłady narzędzi systemowych służących do optymalizacji procesów
Nieczęsto można jednak wyszukać rozwiązania ukierunkowane na daną branżę. FlowDog to narzędzie, które znajduje coraz szersze zastosowanie na rynku instalacji fotowoltaicznych. W jednej aplikacji – dostępnej z urządzeń mobilnych i urządzeń stacjonarnych – łączy odpowiedzi na wszystkie najważniejsze wyzwania związane z zarządzaniem procesami w firmie fotowoltaicznej. Daje też dużą elastyczność oraz zapewnia niskie koszty. A co najważniejsze – jest to system ciągle wzbogacany i modyfikowany pod wymagania klienta.
Rynek instalacji fotowoltaicznych w Polsce przeżywa okres gwałtownego rozwoju. Składają się na to zarówno przyczyny technologiczne jak i biznesowo–prawne. Na rynku powstaje wiele firm działających w tej branży. Podobne okresy prosperity zdarzały się w wielu innych specjalizacjach. Historia uczy jednak, że po okresach prosperity przychodzą okresy trudniejsze. Tylko najlepiej przygotowane firmy są w stanie takie okresy przetrwać. To nie jest pytanie: „Czy i tak będzie w przypadku fotowoltaiki?”. Pytanie brzmi: „Kiedy to się stanie w przypadku fotowoltaiki?”. Firmy, które teraz będą świadomie budowały swój unikalny model działania, oparty na wiedzy, doświadczeniu oraz dobrze dobranych narzędziach i systemach zarządzania przetrwają wszelkie zawirowania na rynku. Wyjdą z nich wzmocnione i bardziej wartościowe. Te, które jednak nie zainwestują już teraz w odpowiednie systemy, procesy oraz narzędzia szybko zostaną wyprzedzone przez konkurencję i wypadną z rynku.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jak można wesprzeć rozwój i bezpieczeństwo Twojego biznesu fotowoltaicznego – skontaktuj się z naszym przedstawicielem