Case study: Firma z branży energetycznej

CASE STUDY

Klient & Potrzeba:

Firma z branży odnawialnych źródeł energii, posiadające w swojej ofercie m.in. pompy ciepła, fotowolatikę. Należąca do grupy ORLEN.



Wyzwania & Oczekiwania:

Firma swoje działania opierała na manualnych czynnościach, które wymagały przetwarzania dokumentów w formie papierowej. Ta metoda przetwarzania danych przynosiła ze sobą wiele wyzwań i ograniczeń. Mnogość różnych systemów oraz ich brak integracji generowały liczne opóźnienia i problemy.

Jednakże, aby sprostać temu wyzwaniu i usprawnić procesy w firmie, zdecydowano się na wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych.


Rozwiązanie:
Dzięki wdrożeniu systemu FlowDog oraz modułu CRM do generowania ofert i umów, firma uzyskała szereg korzyści i funkcjonalności:
1. Połączenie modułu CRM Ligt z modułami generowania ofert i umów umożliwia płynny przepływ danych pomiędzy tymi modułami. Informacje o klientach i szansach sprzedażowych są teraz bezproblemowo wykorzystywane w procesie generowania ofert i umów.
2. Wprowadzono możliwość masowego importu kontrahentów z innego systemu, co pozwoliło na szybkie przeniesienie istniejących danych i uniknięcie konieczności ich ręcznego wprowadzania.
3. System umożliwia także masowy eksport umów do systemu zajmującego się realizacją zadań związanych z daną umową. To przyspiesza procesy wewnętrzne, umożliwiając szybsze i bardziej skuteczne działanie.
4. W ramach modułu generowania ofert został wprowadzony rozbudowany kalkulator, który automatycznie podstawia część danych na podstawie wcześniej uzupełnionej szansy sprzedażowej. Ułatwia to pracę handlowcom, skracając czas potrzebny na przygotowanie oferty.
5. Kalkulator ma zdefiniowane progi akceptacji, które FlowDog sprawdza. Jeśli progi te zostaną przekroczone, system automatycznie wysyła ofertę do akceptacji odpowiednim osobom.
6. Klient otrzymuje maila z ofertą lub umową, którą może zaakceptować za pomocą otrzymanego kodu SMS lub klikając na link, który przekierowuje go do krótkiego formularza akceptacji w systemie FlowDog.
7. FlowDog przechowuje informację o otwarciu maila z ofertą przez klienta, co umożliwia śledzenie reakcji i monitorowanie postępów.
8. Generowanie umów na podstawie zaakceptowanej oferty przez klienta stało się prostsze i bardziej zautomatyzowane. System automatycznie generuje umowę, uwzględniając wybrane opcje i zmienne paragrafy na podstawie formularza akceptacji.
9. Istnieje możliwość dodawania dodatkowych załączników do wygenerowanej oferty lub umowy, co umożliwia dołączenie istotnych dokumentów lub materiałów wspierających.
10. Administrator ma pełną kontrolę nad konfiguracją systemu FlowDog. Może zmieniać szablony graficzne ofert, takie jak strona tytułowa, sekcja górna pierwszej strony czy strony końcowe, w których automatycznie umieszczane są wyliczenia z kalkulatora. Administrator może także zmieniać zdjęcia produktów wyświetlane na generowanych dokumentach.
11. Administrator ma również możliwość wyboru użytkowników.