Jakie systemy wspomagają codzienne procesy w przedsiębiorstwach?

W zależności od profilu przedsiębiorstwa procesy biznesowe przebiegają często bez wsparcia żadnego systemu, a niekiedy zdarza się, że firmy korzystają z jednego lub nawet kilku różnych systemów, w zależności od zapotrzebowania działów. Rozproszenie procesów na różne systemy i aplikacje tj. systemy do zarządzania dokumentami, kadrowo-płacowe, planowania produkcji czy reklamacji mogą często powodować chaos w obiegu wszystkich dokumentów, zadań i uniemożliwiają kompleksowe, horyzontalne monitorowanie kosztów i efektywności prowadzonej działalności. Brak spójności w realizowanym procesie powoduje przede wszystkim chaos komunikacyjny, stratę czasu na przepisywani danych z jednego systemu do drugiego, różne podejście do wykonywania powtarzalnych zadań, które wiąże się z jakością świadczonych usług.

Wszystkie procesy – jedna aplikacja, czyli system BPM

Gartner zarządzanie procesami biznesowymi nazywa dyscypliną – która stosuje różne techniki służące odkrywaniu, modelowaniu, analizowaniu, mierzeniu, usprawnianiu oraz optymalizacji procesów. BPM to podejście do zarządzania stosowane w organizacjach, w których szczególny nacisk kładzie się na procesy biznesowe. Skuteczne zarządzanie procesami w organizacji wymaga odpowiedniej identyfikacji a następnie zamodelowania i udoskonalenia. Podczas trwających procesów kluczowe jest zbieranie danych na temat ich przebiegu, co ułatwia monitorowanie, kontrolę i da pomiary efektywności i wydajności procesu.

System ERP

Wiele przedsiębiorstw na początku swojej drogi do automatyzacji procesów decyduje się wdrożyć gotowe systemy np. ERP. Niestety takie rozwiązania często okazują się niezbyt doskonałe i wystarczające dla specyfiki różnych sektorów. Ponadto często są również kosztowne i trudne w utrzymaniu, a co najistotniejsze nie są odpowiednio skalowane i wymagają dużego nakładu pracy związanego z dostosowaniem sztywnego oprogramowania do procesów danej organizacji.

System BPM

Korzystając z narzędzia typu BPM mamy pewność wsparcia w aktywnym zarządzaniu procesami, a także kontrolę przebiegu wszelkich działań oraz integracje różnych źródeł wykorzystywanych w ramach procesu. Dzięki integracji z innymi aplikacjami, czy systemami możliwa jest kontrola i bieżące śledzenie działań w czasie rzeczywistym.

Czy warto wdrażać systemy typu BPM?

Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, czy profil działalności każda organizacja zmaga się z jakimś procesem, choćby związanym z zarządzaniem fakturami, które niekiedy muszą być ręcznie opisywane i wprowadzane przez pracowników, tych procesów jest jednak znacznie więcej. Główną korzyścią z wdrożenia systemu typu BPM jest możliwość kompleksowej obsługi złożonych procesów biznesowych, które są rozproszone w ramach organizacji. Zaletą tego typu systemów jest ich elastyczność, modułowość i łatwość we wdrożeniu, a także późniejsze zarządzanie i rozwój pod rodzące się potrzeby.

Optymalny system sprzyja utrzymaniu odpowiedniego poziomu SLA, ułatwia kontrolę zarówno nad aktywnymi procesami, jak i ich realizację. Wszystko można odpowiednio dostosować do panujących standardów, tak aby korzystanie z systemu dostarczało jak najlepszą wiedzę o kosztach, efektywność, a także „wąskich gardłach”. BPM umożliwia stworzenie systemu workflow według indywidualnych potrzeb, dzięki temu można modelować odpowiednie procesy jako cyfrowy workflow, a przez to automatyzować i w wysokim stopniu uelastyczniać przebieg codziennych powtarzalnych zadań.

Transformacja cyfrowa organizacji

Implementacja wdrożenia systemu typu BPM sprzyja transformacji cyfrowej organizacji, jednak należy z odpowiednią starannością dobierać odpowiednie narzędzia. Korzystanie z nowych technologii wpływa na konkurencyjność i atrakcyjność oferty. Możliwość automatyzacji od procesu ofertowania, po umowę i fakturowanie, czy też możliwość elektronicznego zarządzania reklamacją, czy umówieniem się na przegląd niesie za sobą znacząco większe możliwości, niż przestarzałe metody, które utrudniają wgląd w status naszych działań, czy możliwość zarządzania nimi z poziomu aplikacji w telefonie. Dla klienta najważniejszy jest czas, dlatego dzisiejsi konsumenci produktów i usług oczekują natychmiastowej dostępności oraz obsługi w różnych kanałach.

Podsumowanie

Wartość transakcji realizowanych on-line dynamicznie rośnie, dlatego inwestycja w nowoczesne narzędzia umożliwiające przeniesienie biznesu do online stają się już powoli koniecznością dla organizacji, które chcą zachować swój potencjał i konkurencyjność rynkową. Obecnie możemy wybierać w wielu dostępnych rozwiązaniach, jednak nie każde z nich oferuje tak dużą modułowość, skalowalność i rozwój jak FlowDog, który wspiera działania kompleksowo bez względu na branżę, czy specyfikę profilu działania firmy – dzięki „flow” elastycznie dopasowuje się i rozwija nawet z najbardziej wymagającym biznesem.