Zarządzanie zespołem zdalnym w branży logistycznej – jak robić to efektywnie?

Logistyka to jedna z najbardziej złożonych i zróżnicowanych branż wyróżnianych obecnie na rynku. W związku z tym sprawne zarządzanie zespołem stanowi prawdziwe wyzwanie – zakres kompetencji jest bardzo szeroki, a sam zespół najczęściej działa w systemie rozproszonym. Sprawia to, że styl zarządzania musi być dostosowany indywidualnie do każdego przedsiębiorstwa – właściwie nie ma uniwersalnych rozwiązań, które sprawdzą się we wszystkich przypadkach. Dlatego warto korzystać z adekwatnych do potrzeb aplikacji do zarządzania procesami, m.in. systemu zarządzania magazynami (WMS).

Jak skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym?

Model pracy oparty na zespole rozproszonym niesie za sobą kilka unikalnych zalet, m.in. możliwość zatrudniania osób z różnych lokalizacji (znajdujących się także poza granicami danego kraju) i elastycznego budowania zespołu pod kątem nowych zadań czy pracy zdalnej na wielu stanowiskach (zwłaszcza w przypadku pracowników biurowych). Wiążą się z nim jednak również pewne wyzwania, o których trzeba pamiętać przy zarządzaniu pracą takiego zespołu. Aby proces ten przebiegał efektywnie, firmy muszą zadbać o następujące kwestie:

1. Precyzyjne określenie celów

Jasno postawione cele są w tym modelu jeszcze ważniejsze niż przy zespołach stacjonarnych – zwykle nie ma bowiem możliwości tak bezpośredniej komunikacji, jaką zapewnia praca w jednym pokoju, nie mówiąc już o synchronizacji czasu pracy umożliwiającej takie spotkania. W ich formułowaniu bardzo pomocna jest np. koncepcja SMART, według której każdy cel powinien być:

• konkretny (Specific),
• mierzalny (Measurable),
• osiągalny (Attainable),
• realistyczny (Realistic),
• określony w czasie (Time-bound).

Cele i zadania zespołów rozproszonych trzeba jasno określić i zakomunikować na kilku poziomach. Powinno się zatem nie tylko wyznaczyć ogólny cel danego projektu, ale też rozdzielić role członków zespołu zgodnie z kompetencjami pracownikóworazokreślić cele cząstkowe (czyli tzw. kamienie milowe/ milestones) i podzielić je na pojedyncze zadania poszczególnych członków zespołu. Każdemu celowi i zadaniu należy przypisać następujące parametry:

• Czas wykonania – każdy element projektu powinien mieć jasno określone ramy czasowe, aby wszyscy zaangażowani członkowie zespołu dokładnie wiedzieli, na kiedy mają go dostarczyć.
• Produkt – aby móc osiągnąć zamierzony efekt, na wstępie prac należy przedstawić, co powinno powstać w ramach danego etapu projektu.
• Osoby odpowiedzialne – rozmycie odpowiedzialności to jedno z istotniejszych zagrożeń efektywności każdego zespołu. Dlatego już na wstępie danego projektu należy wyznaczyć jednostki odpowiedzialne za wykonanie jego określonych etapów.

Na samym wyznaczeniu celów temat się jednak nie kończy – trzeba też upewnić się, czy cały zespół dobrze je zrozumiał. Taki feedback powinno się zebrać od każdej zaangażowanej osoby – może mieć formę krótkiego podsumowania celu i przedstawienia roli danej osoby w jego realizacji.

Zwłaszcza na początku pracy w rozproszonym zespole (tj. w przypadku jego pierwszego wspólnego projektu, kiedy nie ma jeszcze jasno skrystalizowanych zasad jego funkcjonowania) warto na bieżąco monitorować pracę i rozliczać pracowników z realizacji zadań. Dzięki temu poznają wagę szczegółów dla realizacji celu głównego i będą mogli dostosować tempo wykonywania zadań do narzuconych w danym projekcie ram czasowych.

2. Sprawną komunikację

Obieg dokumentów i komunikacja między poszczególnymi pracownikami to spore wyzwania w zespołach rozproszonych. Na szczęście wraz z trendem ich powstawania rozwija się również oprogramowanie pozwalające pozostawać w stałym kontakcie. Oczywiście, przy wprowadzaniu nowych narzędzi komunikacyjnych trzeba pamiętać o upewnieniu się, czy każdy pracownik może z nich korzystać i wie, jak je obsługiwać.

Wykorzystywane narzędzia komunikacyjne powinny umożliwiać:

• Szybką, codzienną komunikację – wysyłanie e-maili nie zawsze pozwala na płynne porozumiewanie się (choćby ze względu na opóźnienia w odbieraniu wiadomości w programach pocztowych czy wyświetlaniu powiadomień), dlatego firmy coraz częściej sięgają po chaty lub komunikatory opracowane z myślą o działaniach biznesowych, np. Slack.
• Telekonferencje/Wideokonferencje – możliwość usłyszenia lub zobaczenia na „żywo” współpracowników wpływa pozytywnie na komunikację w zespole i zwiększa zaangażowanie. Niektóre kwestie lepiej jest omówić, niż opisać, a niekiedy krótka rozmowa może zdziałać więcej niż nawet kilkanaście wiadomości. Ponadto w przypadku pracowników z różnych części świata jest to w zasadzie jedyna sensowna forma spotkania „twarzą w twarz”. Oczywiście, wybierając taki komunikator, trzeba wziąć pod uwagę preferencje pracowników i kompatybilność jego wersji. Na przykład Skype w wersji dla firm nie jest właściwy dla aplikacji dla indywidualnych użytkowników.
• Zarządzanie projektami – łatwy dostęp do planów projektu, kalendarza i innych narzędzi mierzących stopień realizacji zadań jest kluczowy w rozproszonym modelu pracy. Każdy pracownik zaangażowany w dany projekt powinien mieć je w zasięgu maksymalnie kilku kliknięć. Na rynku pojawia się coraz więcej aplikacji pozwalających na skuteczne zdalne zarządzanie firmą – od prostych plannerów zadań czy skryptów generujących raporty, po rozbudowane narzędzia pozwalające na zarządzanie sprzedażą, całkowite zautomatyzowanie procesu sprzedaży, poszukiwanie potencjalnych klientów, a nawet sprawne kontrolowanie wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Oprogramowania stworzone w celu przede wszystkim zarządzania projektami i pracą grupową to np. Trello i GanttProject.

3. Integrację zespołu

Osoby, które się znają i utrzymują ze sobą przyjazne stosunki, podchodzą do wspólnej pracy bardziej entuzjastycznie, co przekłada się na lepsze wyniki. Dlatego warto postarać się zorganizować przynajmniej jedno realne spotkanie na początku współpracy. Jeśli tylko jest taka możliwość, dobrze jest zdecydować się na cykliczne spotkania integracyjne zespołów rozproszonych „w realu” (realizowane np. raz lub dwa razy w roku). Przy braku takiej możliwości, np. ze względu na ograniczenia budżetowe, dobrze jest organizować regularne wirtualne spotkania w pełnym składzie takiej rozproszonej grupy.

4. Jasne zasady komunikacji

Na początku każdego projektu, a zwłaszcza tych, nad którymi pracują zespoły rozproszone, powinno się ustalić jednoznaczne zasady wzajemnej komunikacji. Chodzi tu m.in. o ustandaryzowanie czasu i formy reakcji, ustalenie zakresu tematów omawianych telefonicznie, mailowo, poprzez komunikatory itp. oraz określenie priorytetu wykorzystywanych kanałów komunikacji. Warto przypomnieć także o pewnych oczywistych, zdawałoby się, kwestiach, jak konieczność korzystania z szyfrowanych kanałów do przesyłania poufnych danych i dokumentów (a najlepiej całej korespondencji projektowej).

5. Odpowiednią motywację

Nie od dziś wiadomo, że zmotywowany pracownik to skuteczny pracownik. Kwestia motywacji jest dość skomplikowana, gdyż wymaga indywidualnego podejścia do poszczególnych osób – prawie każdy ma bowiem swój własny bodziec motywacyjny. Dlatego też, by móc skutecznie motywować, trzeba poznać bliżej swoich pracowników i ich oczekiwania. Na pewno warto oprzeć model nagradzania w dużej części na umiejętnościach i zasługach, aby każdy miał równe szanse rozwoju zawodowego.

Ciekawym trendem zyskującym popularność w ostatnich latach jest tzw. grywalizacja (ang. gamification) systemu motywacji, czyli wprowadzanie ciągu zadań, których wykonanie wiąże się z konkretną nagrodą i podniesieniem pozycji w punktowym rankingu. Rozwiązanie to zaczerpnięto z gier komputerowych i przynosi dość ciekawe rezultaty. Na przykład BMW testowało je przy okazji kampanii promującej bardziej ekonomiczną jazdę – system rankingowy przyczynił się wtedy do zmniejszenia spalania średnio o 0,4 l w stosunku do normalnej jazdy. Przy planowaniu systemu motywacyjnego opartego na grywalizacji (i właściwie każdego innego) trzeba dokładnie go przemyśleć – źle przygotowany może prowadzić do niepożądanej modyfikacji zachowania pracownika. Wracając do przytoczonego przykładu, podejmujący wyzwanie kierowcy często przejeżdżali przez skrzyżowania na czerwonym świetle, bo zatrzymywanie się na światłach i ponowne ruszanie wpływało negatywnie na wynik.

Jak unikać błędów w zarządzaniu zespołem?

Podstawowym błędem popełnianym przez wiele firm jest traktowanie działań związanych z zarządzaniem zespołami jako dodatku, a nie podstawowego elementu prowadzenia firmy – nawet jeden źle prowadzony dział może pogrążyć dobrze prosperujący biznes.

Najważniejszym filarem zarządzania zespołem rozproszonym jest sprawna i efektywna komunikacja. Nie może więc być mowy o zatajaniu jakichś kluczowych informacji i braku transparentności – każdy pracownik powinien mieć dostęp do wszelkich danych potrzebnych do realizacji danego celu. Wszystko powinno być jasno określone – cele, ramy czasowe, plany sprzedaży, profil potencjalnych klientów, dostępne narzędzia itp.

Zarządzając zespołem, trzeba mieć czas dla swoich ludzi – ciągle niedostępny szef to prosta droga do utraty zaangażowania i motywacji do działania. Warto więc zarezerwować sobie każdego dnia „okienko”, w którym pracownicy będą mogli na spokojnie porozmawiać z managerem.

Kolejnym bardzo istotnym elementem zarządzania jest docenianie osiągnięć. Pochwała za dobrze wykonaną pracę może być mocnym narzędziem motywacyjnym. Trzeba jednak pamiętać, żeby nie faworyzować – prowadzi to do podziałów w grupie i rozwoju negatywnych relacji między pracownikami, na czym cierpią efektywność i wyniki całej grupy.

W żadnym razie nie wolno przywłaszczać sobie cudzych sukcesów – managerowie przedstawiający sukcesy podwładnych jako własne szybko stracą zaufanie i mogą się pożegnać z jakimkolwiek zaangażowaniem w wykonywaną pracę. Zawsze trzeba uznać czyjś wkład i przedstawić go przełożonym w chwili prezentacji wyników działu.

Ponadto dobry manager powinien umieć przyznać się do błędu – w końcu każdy człowiek się kiedyś myli i nie ma w tym nic nadzwyczajnego. Pozowanie na nieomylnego guru i zrzucanie odpowiedzialności za własne potknięcia na innych jest całkowicie nieprofesjonalne oraz prowadzi do utraty szacunku i zaufania.

Stosunkowo często powtarzanym błędem jest kurczowe trzymanie się przestarzałych rozwiązań. Nawet skuteczne od dziesięcioleci procesy są rozwijane i ulepszane, przez co warto aktualizować swoje działania. Dobrym przykładem jest tutaj kontakt z klientami – infolinie były skuteczne przez wiele lat, ale obecnie nikt nie ma czasu ani chęci na czekanie, aż linia będzie wolna. Dzisiejszy klient chce mieć odpowiedź od razu. Dlatego warto wprowadzić automatyzację, np. w przyjmowaniu zwrotów i reklamacji, czy przy pierwszym kontakcie na stronie (m.in. chatbot udzielający odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i przekazujący rozmowę do działu obsługi klienta, tylko gdy jest to niezbędne).

Narzędzia usprawniające zarządzanie

Z uwagi na skomplikowanie logistyki i zachodzących w niej procesów warto sięgnąć po narzędzia pozwalające zautomatyzować wiele z nich czy służące do sprawnego zarządzania sprzedażą. Oto kilka przykładowych sfer, które warto usprawnić:

• Zarządzanie projektami – o programach do organizacji działania zespołów wspomnieliśmy już wcześniej. W dużym skrócie pozwalają w prosty sposób planować i monitorować zadania oraz zapewniają łatwy dostęp do klarownie sklasyfikowanych informacji wszystkim osobom zaangażowanym w dany projekt. Przykładowe aplikacje to Basecamp i Bitrix24.
• Zarządzanie magazynami – programy typu WMS (Warehouse Management System) umożliwiają łatwe zarządzanie zasobami magazynowymi i usprawnienie intralogistyki. Część z nich można nawet zintegrować z samobieżnymi robotami magazynowymi, co pozwala na stworzenie w pełni automatycznych magazynów. Na ich wprowadzeniu zyska zwłaszcza branża FMCG (Fast-Moving Consumer Goods, czyli tzw. dóbr szybkozbywalnych). Przykłady – Weave WMS, LoMag.
• Zarządzanie sprzedażą – systemy typu CRM (Customer Relationship Management) wprowadzają rozwiązania umożliwiające m.in. automatyzację procesów sprzedażowych, zarządzanie kontaktami i sprawniejsze pozyskiwanie nowych potencjalnych klientów. Dzięki nim można zoptymalizować swoje działania sprzedażowe i usprawnić tzw. workflow. Przykłady – SugarCRM, HubSpot.

Postaw na rozwiązania skrojone na miarę

Przytoczone wyżej programy i ich funkcje mogą przynieść wiele dobrego właściwie każdej firmie. Jednak, aby móc w pełni korzystać z ich funkcjonalności, powinno się stawiać na rozwiązania dopasowane idealnie do potrzeb użytkownika. Właśnie takie jest oprogramowanie od FlowDog – łączy ono przytoczone wyżej funkcjonalności w jednej, skrojonej na miarę aplikacji. Nasz system umożliwia także integrację z już stosowanymi rozwiązaniami.