Artykuły blogowe

OCR – korzyści z zastosowania systemu skanowania znaków

OCR – Optical Character Recognition – to technologia optycznego rozpoznawania tekstu, która znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach, a ostatnio jest coraz bardziej powszechna w biznesie. Dzięki korzystaniu z technologii OCR możliwe jest optyczne rozpoznawanie tekstu w zeskanowanym dokumencie (np. papierowym formularzu czy fakturze). Pomocne jest to głównie przy digitalizacji różnego rodzaju dokumentów. Na przestrzeni czasu dostrzegamy postęp w optycznym rozpoznawaniu znaków – od drogiego oprogramowania z początku lat 90., w których wymagane były skany dobrej jakości, przez niezbyt czytelne skany wykonane telefonami komórkowymi, aż do teraz, kiedy inteligentny OCR, w zależności od programu, zapewnia dokładność w niemal 80%. Rozpoznawanie pisma jest możliwe dzięki zastosowaniu jednej z metod z dziedziny sztucznej inteligencji. Dzięki korzystaniu z różnych opcji segmentacji obrazu można wyodrębnić poszczególne znaki, a także litery. Aby uniknąć pomyłek, program sprawdza całość rozpoznawanego tekstu czy poszczególne wyrazy pod względem poprawności gramatycznej, językowej i ortograficznej. Cyfryzacja przetwarzanych danych osiąga coraz lepsze wyniki wraz z rozwojem narzędzia systemu do skanowania znaków, które w ostatnim czasie cieszy się coraz większym zainteresowaniem, ponieważ realnie pozwala usprawnić prowadzenie biznesu.

Zalety korzystania z systemów OCR

W niemal każdym przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość czy sektor, przetwarzane są dokumenty. Często pracuje nad nimi wyznaczony do tego pracownik, a niekiedy są to całe zespoły. Technologia OCR wprowadzona została z myślą o szybkiej digitalizacji materiałów. Wdrożenie OCR w firmie wiąże się z wieloma zaletami, które można wykorzystywać w codziennej pracy. Do głównych korzyści z pewnością możemy zaliczyć liczne optymalizacje procesu, tj. wprowadzanie faktur z plików jpg, pdf, png czy dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej (np. faktur, zamówień, umów, ankiet lub nieedytowalnych materiałów, czyli skanów faktur, zdjęć dokumentów, zrzutów ekranowych itd.). Usprawnienie obiegu materiałów zapewnia oszczędność czasu i energii – umożliwia zredukowanie konieczności ręcznego przepisywania danych. Podczas gdy samodzielne wykonywanie pracy generuje mnogość błędów, automatyczny system wyklucza wszelkie pomyłki. Dzięki temu pracownicy zyskują więcej czasu na produktywną pracę. Dodatkowo zwiększa się ich kreatywność, którą dotychczas pochłaniały mozolne, powtarzalne czynności. Korzystanie z inteligentnego OCR zapobiega też występowaniu przestojów w opracowywaniu dokumentacji, która musi trafić do księgowości i zostać odpowiednio zarządzona. Ponadto z zastosowaniem systemu można szybko odnaleźć niezbędne pisma, czy ich fragmenty, bez konieczności przeszukiwania segregatorów i teczek. Digitalizacja bezwzględnie łączy się także z polityką paperless – cyfrowe prowadzenie firmy i elektroniczne przechowywanie danych redukuje do minimum zużycie papieru oraz plastikowych czy papierowych akcesoriów, w których umieszczane są dokumenty, co wywiera pozytywny wpływ na środowisko.

Dlaczego warto wykorzystać OCR w pracy?

System do skanowania znaków typu OCR, wykorzystując złożone algorytmy do analizy pliku graficznego, rozpoznaje dokument i przekształca obraz na tekst poprzez odczytanie istotnych danych i odpowiednie zakwalifikowanie typu do kategorii (tj. numeru faktury, numeru NIP, daty, kwoty netto, kwoty brutto, ilości zamówienia itp.). Sprawia to, że faktura automatycznie trafia do systemu, gdzie zostaje zweryfikowana i zaksięgowana. Ze względu na zastosowanie odpowiednich narzędzi, takich jak FlowDog, możliwe jest optyczne rozpoznawanie tekstu w dokumencie jednostronicowym czy wielostronicowym. Dzięki poprawnej klasyfikacji dokumentom nadany zostaje automatyczny obieg. Możliwa jest też ich właściwa archiwizacja. OCR znajduje świetne zastosowanie wśród pracowników działów księgowości i biur rachunkowych. Cyfryzacja firm nabrała w ostatnim czasie ogromnego tempa, a korzystanie z technologii OCR zdaje się być kluczowe w dążeniu do pełnej digitalizacji firmy. Coraz więcej firm decyduje się na pełną pracę zdalną w architekturze rozproszonej – jest to możliwe dzięki odpowiednim narzędziom technologicznym. Powszechne stają się posiadanie dostępu do pełnej bazy danych w czasie rzeczywistym, z poziomu smartfona, oraz tworzenie, edytowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, a także nadawanie obiegu właściwym procesom w systemie. Takie usprawnienia są już dostępne każdemu przedsiębiorstwu, bez względu na jego wielkość czy profil działalności. Zastosowanie FlowDog, jako systemu do skanowania znaków OCR, przyspieszy digitalizację dzięki automatyzacji rejestru faktur. Wystarczą jedynie aparat w smartfonie i połącznie z Internetem – FlowDog odczyta z faktury kluczowe dane i uporządkuje je w odpowiednim katalogu. Dzięki temu zyskasz czas swój i swoich pracowników, którzy do tej pory poświęcali go na ręczne wprowadzanie informacji.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Katrzyna Szumanska

Product Manager, FLOWDOG
K.SZYMANSKA@FLOWDOG.PL

Bądź na bieżąco–
subskrybuj nasz newsletter

zapisz się do newslettera

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzanie zdalnie procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0 i korzystaj z jego dobrodziejstw już w kilka tygodniu po wdrożeniu. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog – elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.


Czytaj więcej

Usługi w terenie

Zyskaj kontrolę nad ilością i jakością wykonywanej przez pracowników terenowych. Dzięki naszemu systemowi z jednej strony uzyskasz możliwość zlecania zadań pracownikom w terenie, kontrolowania czy, jak i kiedy są realizowane. Umożliwisz im też bieżący kontakt z centralą firmy w najlepiej dopasowany do ich potrzeb sposób – czyli bez konieczności wyjmowania i uruchamiania komputera.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE