Artykuły blogowe

3 rodzaje zadań, które możesz zautomatyzować w swojej firmie

Co zrobić, aby podnieść efektywność funkcjonowania biznesu? Bez wątpienia zastosowanie nowych technologii pomaga zautomatyzować codzienne zadania w przedsiębiorstwach. Idea jaka stoi za otaczającą nas inteligencją zakłada, że urządzenia i programy będą współpracowały niczym orkiestra z pracownikami firm. Dotychczas dostrzegamy wiele zadań, które zostały ułatwione człowiekowi, a pandemia udowodniła, że praca zdalna nie umniejsza efektywności tej na miejscu w biurze. Już teraz systemy znacznie wpływają i usprawniają pracę człowieka a w niedalekiej przyszłości będą same reagować na usterki i zagrożenia, dzięki czemu odzew na problemy będzie szybszy, a proces ich usuwania zautomatyzowany. Urządzenia elektroniczne znacznie usprawniają nam życie, inteligentne podpowiedzi sztucznej inteligencji pomagają podejmować szybkie decyzje już na poziomie szeregowe pracownika, bez potrzeby kontaktowania się z osobami zarządzającymi. Wiele rozwiązań, które najpierw ma zastosowanie w domowym zaciszu, zostaje wprowadzane również w firmach. Rozwiązania wykorzystujące otaczającą inteligencję powinny być dostosowywane tak, aby pracownik mógł urządzenie obsługiwać zarówno za pomocą głosu, dotyku jak i innych zmysłów, wtedy możemy mówić o prawdziwej automatyzacji.

Jakie korzyści niesie automatyzacja?

Szacuje się, że przeciętny człowiek każdego dnia podejmuje około 35 tysięcy decyzji, a badania dowodzą, że podejmowanie decyzji jest bardzo wymagające i męczące. Bez wątpienia zmniejszenie liczby podejmowanych decyzji stanowi przykład automatyzacji. Czas jest kluczowy, zwłaszcza w decyzjach jakie podejmujemy w czasie pracy. Idealny model zmierza do bycia bardziej wydajnym, produktywnym i kreatywnym, jednocześnie mając więcej czasu na nowe zadania. Jakie korzyści wynikają z usprawnienia procesów biznesowych?

  • Tworzysz procedury

Tworzenie procedur brzmi poważnie, ale wbrew pozorom wcale nie jest skomplikowane a doskonale sprawdza się tam, gdzie nie można wdrożyć pełnej automatyzacji. Dzięki ich odpowiedniemu zmapowaniu, pomagają wykonać złożone zadania szybciej, bez zastanawiania się nad kolejnymi krokami, a co więcej wykonywać je powtarzalnie, a także zlecać innym pracownikom w określonych przypadkach i regułach jakie nadamy. Celem takich procedur może być np. przesłanie poprawnie wypełnionej faktury do partnera biznesowego, zebranie informacji o wykonanych zadaniach i czasie spędzonym nad ich wykonaniem, czy proces reklamacji między sklepem a konsumentem. Warto szukać możliwości automatyzacji, bo analizując poszczególne działania w firmie można dostrzec, że wiele z nich można spisać w odpowiednie procedury, a następnie poddać automatyzacji.

  • Elastyczność ustawień

Wyzwaniem dzisiejszych firm jest poprawa elastyczności działań przy jednoczesnym zachowaniu optymalizacji kosztów. Jednym ze sposób usprawnień jest automatyzacja często powtarzalnych czynności obejmująca nie tylko infrastrukturę, ale również firmowe aplikacje. Dzięki wdrożeniu odpowiednich narzędzi, które zapewniają swobodę pod względem ustawień preferencji pod dane przedsiębiorstwo i pracowników, możliwy jest ciągły rozwój biznesu i podnoszenie efektów działań wraz z aplikacją, która w zależności od naszych potrzeb jest tak uniwersalna, że możemy dowolnie tworzyć reguły i procesy dzięki modułom z jakich się składa. Elastyczność ustawień pozwala na bieżący rozwój, mając na uwadze zmieniające się nowinki technologiczne, dając pewność, ż aplikacja czy system nie stanie się przestarzała a procesy będą poddawane ciągłej automatyzacji.

  • Mniej pomyłek w codziennych działaniach

„Mylić się jest rzeczą ludzką” – Pomyłki i błędy są nieuniknione w codziennych zadaniach, zwłaszcza często zdarzają przy dużej ilości podobnych działań do zrealizowania, pod presją określonego czasu. Dzięki stosowaniu odpowiedniej automatyzacji można uchronić się przed błędami, dzięki zdefiniowaniu odpowiednich zadań w odpowiedzi na konkretne zdarzenia możemy zautomatyzować procesy, które dotychczas były wykonywane przez osoby, które mają dużą styczność z dokumentacją pisaną odręcznie. Za pomocą funkcji takich jak  np. OCR, który daje szerokie możliwości wyszukiwania tekstu, rozpoznawania pieczątek, kodów kreskowych, czy przetwarzaniach pliku w formacie pdf. Można zautomatyzować zadania administracyjne i uniknąć pomyłek w dokumentach czy obsłudze Klienta.

  • Łatwiejsze skalowanie

Skalowanie biznesu odnosi się w głównej mierze do rodzaju wzrostu. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi i technologii skalowanie będzie znacznie prostsze i przyczyni się do większej ilości pracy i obsługi klientów w tym samym czasie np. poprzez implementację elektronicznego obiegu dokumentów. Łatwiejsze skalowanie nadaje transparentność firmie.

Rodzaje zadań, które można sprawnie zautomatyzować

  1. Wystawianie faktur

Proces obiegu faktur jest obecny w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość. Im większa organizacja tym więcej faktur, które wymagają mozolnej, ręcznej obsługi nie wolnej od błędów i pomyłek. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności i sposobu wystawiania faktur proces ten można bardzo łatwo i szybko zautomatyzować. Prowadząc sprzedaż on-line istnieje możliwość podpięcia pod system aplikacji do wystawiania faktur, która w sposób automatyczny będzie generować paragon. W przypadku sprzedaży abonamentowej można wprowadzać faktury cykliczne, które system sam co miesiąc będzie wysyłać do odpowiednich adresatów. Jeśli w firmie zdarza się wystawianie wielu podobnych faktury, można w łatwy sposób ustawić regułę, która sprawi, że nie będziemy potrzeby ręcznie wypisywać wszystkich niezbędnych danych do faktur. Możliwości jest tyle ile indywidualnych potrzeb klientów.

  1. Komunikacja w zespołach

Pracując w zespole lub wielu kilkunastu osobowych zespołach, prowadząc działania na tych samych projektach przez kilka osób jednocześnie niezwykle ważna jest możliwość równoczesnej pracy w tym samym czasie z podglądem zmian w czasie rzeczywistym. Pozwala to uniknąć pracy na wielu dokumentach, a tym samym daje status całego projektu osobom, które zarządzają zespołami. Odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami daje możliwość lepszej komunikacji między osobami pracującymi nad tym samym projektem, jednocześnie ułatwiając ich pracę poprzez odpowiednie automatyczne przypomnienia o wykonaniu zadania i czasu na niego przeznaczonego. Z kolei osoby nadzorujące projekty widzą na bieżąco na jakim etapie są prace bez konieczność komunikacji z członkami zespołów, ponadto na bieżąco monitorują ewentualne przestoje, czy eliminują błędy, usprawniając prowadzony projekt. Odpowiednia komunikacja w zespołach przekłada się także na relacje z klientami, którzy są informowani o postępach pracy, mając wpływ na ewentualne bieżące zmiany przed zakończeniem projektu.

  1. Lepsze relacje z Klientami

Odpowiednie relacje z potencjalnymi lub obecnymi klientami niosą za sobą szereg korzyści. Pielęgnując kontakt z klientem, który jeszcze nie do końca jest zdecydowany może zaowocować sprzedażą w przyszłości. Dzięki uporządkowanej bazie klientów istnieje możliwość generowania najbardziej wartościowych potencjalnych klientów, a także zwiększenia konwersji pozyskanych leadów, co oczywiście przekłada się na większe możliwości sprzedażowe. Ponad to poznawanie preferencji i zachowań potencjalnych klientów jest kluczowe, aby efektywnie planować kampanie marketingowe i plany sprzedażowe. Aby podejść do tego tematu w sposób profesjonalny niezbędne są odpowiednie narzędzia, w tym mi.in moduły do zarządzania sprzedażą, które dzięki swojej elastyczności dopasowują się do profilu działania danej organizacji. Automatyczne uzupełnienie danych po numerze nip, stopce mailowej czy danych z mediów społecznościowych pozwoli sprawniej dodawać nowe szanse sprzedaży, a dzięki historii spotkań i rozmów możliwe będzie monitorowanie statusu działań i lepszej opiece klienckiej bez względu na zmieniający się zespół. Lepsze relacje z klientami to większa sprzedaż, wykorzystanie systemu typu CRM jest nie tylko bardzo pomocne, ale pozwala uporządkować procesy sprzedażowe, relacje z klientami i mierzyć efekty działań marketingowych oraz sprzedażowych.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Katrzyna Szumanska

Product Manager, FLOWDOG
K.SZYMANSKA@FLOWDOG.PL

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzanie zdalnie procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0 i korzystaj z jego dobrodziejstw już w kilka tygodniu po wdrożeniu. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog – elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.


Czytaj więcej

Usługi w terenie

Zyskaj kontrolę nad ilością i jakością wykonywanej przez pracowników terenowych. Dzięki naszemu systemowi z jednej strony uzyskasz możliwość zlecania zadań pracownikom w terenie, kontrolowania czy, jak i kiedy są realizowane. Umożliwisz im też bieżący kontakt z centralą firmy w najlepiej dopasowany do ich potrzeb sposób – czyli bez konieczności wyjmowania i uruchamiania komputera.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
Co kryje wdrożenie systemu?

Co kryje wdrożenie systemu?

Naszym produktem jest #FlowDog, nowoczesny system zarządzania procesami biznesowymi. Nie jesteśmy firmą doradczą. Ale mamy spore doświadczenie w zakresie optymalizacji procesów. Przed wdrożeniem chętnie dzielimy się nim z [...]

PRZECZYTAJ TAKŻE