Powrót do biur po pandemii – czy nastąpi? Jakie narzędzia i technologie zostaną z nami na dłużej?

Pandemia Covid-19 przewróciła nasze życie do góry nogami – nie tylko w sensie zdrowotnym i społecznym, ale też zawodowym. Wiele firm, przedsiębiorstw czy organizacji zmuszonych zostało do przejścia na tryb pracy zdalnej, a skala tego zjawiska była absolutnie bezprecedensowa. I, jak się okazało, zmiana ta spotkała się z dość entuzjastycznym przyjęciem samych pracowników oddelegowanych do pracy z domu.

Wielu z nas zdążyło się już do pracy zdalnej przyzwyczaić, a nawet szczerze ją polubić. Czy jednak stan ten się utrzyma, czy powinniśmy spodziewać się, że w najbliższej przyszłości znów wrócimy do biur? Jakie narzędzia i technologie pozwolą przedsiębiorcom utrzymać wysoką efektywność pracy osób pracujących zdalnie? Zapraszamy do lektury.

Jakie zmiany modelu pracy nas czekają?

Mówiąc bez ogródek – po ponad roku trwania pandemii i zmiany modelu pracy biurowej na zdalną, spora część pracowników jest bardzo niechętna powrotowi do biur. Deklarują oni, że praca z domu pozwala im zachować większą elastyczność, że są bardziej zrelaksowani, a efektywność ich pracy nie obniżyła się.

Tymczasem jednak sytuacja ta ma również pewne wady. Jedną z nich jest zanik interakcji społecznych, który negatywnie wpływa nie tylko na nasze samopoczucie, ale także na osiągane w pracy wyniki – pracownicy mają mniejszą motywację do nauki, stali się mniej kreatywni i ambitni. Problemem także może być w niektórych przypadkach dostępność odpowiedniego do pracy sprzętu i narzędzi.

Jak wynika z przeprowadzonych przez Cushman & Wakefield ankiet, w niedalekiej przyszłości powinniśmy się spodziewać nie utrzymania modelu pracy zdalnej, a wdrożenia systemu hybrydowego. Oznacza to, że pracownicy będą jednak musieli wykonywać swoje obowiązki zawodowe w biurze, ale tylko przez 3 – 4 dni w tygodniu. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa, to właśnie taki system skutkuje najwyższą efektywnością pracowników.

Jakiego rodzaju wyzwania stawia przed nami system pracy hybrydowej?

System, w którym pracownicy wykonują swoje zadania częściowo zdalnie, rodzi oczywiście pewne problemy – podobnie jak każdy inny. W tym jednak przypadku będą to:

• sposób monitorowania wyników/osiągnięć pracownika,
• obieg dokumentów w firmie,
• przydzielanie zadań.

Pamiętajmy, że infrastruktura w firmie powinna być tak dostosowana do warunków i trybu pracy, aby realizacja wyżej wymienionych zadań była prosta i nie wymagała ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów.

Zarządzanie procesami w firmie a praca hybrydowa

W nowej rzeczywistości każda firma będzie potrzebowała nowych rozwiązań, które można dopasować do aktualnych możliwości i potrzeb. To, że wcześniej sprawdzały się określone narzędzia, nie oznacza, że teraz – w warunkach pracy hybrydowej – będzie tak samo. Dlatego też koniecznością jest poszukiwanie takich systemów, które pozwolą uzyskać maksymalną kontrolę nad wszelkiego rodzaju procesami zachodzącymi w firmie. A czym są te procesy?

Proces to ciąg działań, które muszą wykonać pracownicy aby osiągnąć konkretny efekt. Przykładem może być proces przeprowadzania badań marketingowych – od zaprojektowania badań, poprzez ich przeprowadzenie i gromadzenie danych, aż po analizę wyników. Taki ciąg zadań angażuje wielu ludzi pracujących w różnych działach i zespołach.

Tak długi łańcuch zdarzeń, przy nieprawidłowym zarządzaniu, może się okazać silnym hamulcem dla rozwoju firmy – generować może chaos organizacyjny, nieporozumienia między pracownikami, nieefektywny obieg informacji i powielanie tych samych czynności. Takie sytuacje nie są rzadkością w firmach, w których pracownicy są na miejscu, a więc należy przypuszczać, że praca hybrydowa może je generować jeszcze częściej.

Jaki jest więc sposób, aby usprawnić procesy zachodzące w firmie, gdy zespół pracuje hybrydowo?

System zarządzania procesami od FlowDog

W każdej firmie, a w szczególności w tej z systemem pracy hybrydowej, podstawą jest wdrożenie systemu zarządzania, który pozwoli nie tylko przydzielać zadania poszczególnym pracownikom, ale także monitorować wyniki ich pracy oraz zapewnić sprawny i skuteczny obieg firmowych dokumentów. System taki powinien być dopasowany do specyfiki danej branży i firmy – rozwiązania “sztywne”, nieelastyczne, będą bardziej przeszkadzały pracownikom niż im pomagały. One pozwalają wprawdzie zaoszczędzić na starcie (ich ceny nie są wysokie), ale w praktyce ich dopasowanie do potrzeb firmy jest kosztowne i czasochłonne.

Lepszym wyjściem jest więc zakup i wdrożenie takiego systemu, który powstaje w oparciu o wyjątkowe procesy zachodzące w firmie – jest “szyty na miarę” i intuicyjny w obsłudze, dzięki czemu pracownicy mogą od razu i z łatwością wdrożyć go w swoje codzienne zadania. Taki system zarządzania procesami oferuje FlowDog – tutaj nie ma miejsca na wymuszanie na pracownikach korzystania z systemu nieprzyjaznego, wymagającego używania dodatkowych narzędzi.

Wszystkie ważne procesy i czynności dzieją się w jednym miejscu. Ale FlowDog to także wymierne korzyści dla kadry zarządzającej – pozwala lepiej planować pracę i przydzielać zadania oraz na bieżąco śledzić postępy i efekty pracy, a w razie konieczności – błyskawicznie i świadomie zmieniać taktykę kierowania poszczególnymi procesami. Szukasz systemów zarządzania, które dopasują się do potrzeb Twojej firmy? Planujesz zmienić system pracy Twoich pracowników na hybrydowy, ale obawiasz się problemów z ich efektywnością? Zdecyduj się na elastyczne rozwiązania od FlowDog.