Artykuły blogowe

Jak zwiększyć efektywność pracy w biurze?

Jeśli prowadzisz biznes, to z pewnością chcesz, by się rozwijał, przynosił zyski i był konkurencyjny w branży zarówno pod względem jakości usług, jak i zadowolenia pracowników. Efektywna praca zespołu to podstawa sukcesu firmy.

Jeśli prowadzisz biznes, to z pewnością chcesz, by się rozwijał, przynosił zyski i był konkurencyjny w branży zarówno pod względem jakości usług, jak i zadowolenia pracowników. Efektywna praca zespołu to podstawa sukcesu firmy.

Co zrobić aby zapewnić lepszą atmosferę pracy, zmotywować zespół i zwiększyć efektywność pracy w biurze?

Elastyczne godziny pracy w biurze

Efektywność pracy nie musi zależeć od liczby godzin, jakie spędzamy w biurze. Skrócenie tego czasu może zmobilizować pracownika do większej koncentracji na zadaniach jakie musi wykonać. Elastyczny czas pracy to rozwiązanie, które może pozytywnie rzutować na w efektywność wykonywanych zadań. Pracownik zyskuje więcej czasu na prywatne zajęcia i rozwijanie swoich pasji. A kreatywny pracownik to bardziej wydajny pracownik! Daj zespołowi większą swobodę pracy w biurze, ale trzymaj rękę na pulsie i kontroluj. Poświęć więcej uwagi na analizę raportów związanych z konkretnymi zadaniami.

Planuj zadania, zwracając uwagę na organizację czasu pracy

Układając harmonogram dnia/tygodnia/miesiąca pamiętaj o dwóch zasadach:
– twórz go wspólnie z pracownikiem, lub wyznacz zadania oraz terminy i pozwól mu samodzielnie decydować, które zadanie wykona najpierw. Każdy człowiek ma tzw. fale motywacyjne, podczas których zmienia się w pracownika-petardę oraz słabsze dni ze spadkiem mocy. Ustalenie zadań ważnych i pilnych oraz przypisanie ich do tzw. „to do list” w odpowiednim narzędziu pozwoli Ci monitorować czas pracy i znajdować miejsca, w których pojawiają się przestoje. Z pewnością okaże się, że wiele z codziennych zajęć można było wykonać znaczenie sprawniej.
– zapełniaj go jedynie w 60%. Pozostałe 40% niech zostanie na zadania stałe (np. sprawdzanie i odpisywanie na maile) oraz jako rezerwa na prace dodatkowe, lub niespodziewane zdarzenia. Nic tak nie demotywuje pracownika jak plan, którego nie był w stanie zrealizować.

Automatyzuj komunikację, przepływ informacji i dokumentów.

Nie da się ukryć, że automatyzacja dotknie wszystkie firmy. Dlatego warto już teraz zaprzyjaźnić się z nowymi technologiami i zainwestować w system maksymalnie automatyzujący „pracę papierkową”. Posiadanie wszystkich dokumentów pod ręką, informacji zwrotnych o podpisanych umowach, bez potrzeby przyjeżdżania do biura to „luksus” na który zasługuje każdy przedsiębiorca. Odciąż pracowników od zadań powtarzalnych oraz zautomatyzuj przepływ informacji tak, by nie musieli tracić czasu nad przytłaczającą ilością faktur, a mogli skupić się na rzeczach najważniejszych.

Wpływ nowych technologii na pracę w biurze jest widoczny nie od dziś. Choć być może nie zdajemy sobie sprawy z postępu technologicznego, który naturalnie przenika do naszego środowiska pracy choćby w zakresie komunikacji. Pracownicy dzięki wykorzystaniu narzędzi takich jak MS TEAMS, Skype czy Flock nie są już przywiązani do stacjonarnych linii telefonicznych. Zamiast wykonywania kilkunastu połączeń dziennie w prosty sposób komunikują się ze sobą za pomocą wymienionych wyżej komunikatorów, bez ryzyka, że ktoś nie podniesie słuchawki.

Stoimy przed kolejnymi wyzwaniami wielkich zmian, które wiążą się z rozwojem sztucznej inteligencji, automatyzacji procesów biznesowych i przekształcania w sposobach projektowania i sprzedaży usług, by były one jeszcze bardziej user experience.
Less is more. Wkrótce to właśnie prostota będzie na wagę złota. Dostawcy wielu usług cyfrowych będą starali się dostarczyć możliwie uproszczone rozwiązania swoich produktów, tak aby użytkownik nie tylko chciał, ale potrzebował korzystać z takich rozwiązań.
Branże, które działają w oparciu o standardowe działania, gdzie wymagane jest wprowadzenie dużej ilości danych do systemu nieuchronnie czeka automatyzacja. Automatyzacja zadań, które do tej pory spoczywały na pracownikach pozwoli im się skupić na wykonywaniu innych czynności. Sztuczna inteligencja natomiast przyczyni się do stworzenia nowych możliwości w firmie poprzez zmaksymalizowanie wyników pracy np. w dziedzinie analizy danych.

Więcej o tym jak zwiększyć efektywność w firmie w darmowym e-book’u.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Katrzyna Szumanska

Product Manager, FLOWDOG
K.SZYMANSKA@FLOWDOG.PL

Bądź na bieżąco–
subskrybuj nasz newsletter

zapisz się do newslettera

Elektroniczne zarządzanie firmą

In tempor neque nec ante semper, nec venenatis
magna euismod. Mauris at sapien quis felis imperdiet cursus a ac eros. Curabitur
rutrum enim sed ullamcorper euismod. Phasellus ornare imperdiet turpis. Vestibulum
sed dui rutrum, viverra risus at, blandit velit. Morbi nulla lectus, pharetra vel
purus in, sagittis aliquet odio.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Elektroniczne zarządzanie firmą

In tempor neque nec ante semper, nec venenatis
magna euismod. Mauris at sapien quis felis imperdiet cursus a ac eros. Curabitur
rutrum enim sed ullamcorper euismod. Phasellus ornare imperdiet turpis. Vestibulum
sed dui rutrum, viverra risus at, blandit velit. Morbi nulla lectus, pharetra vel
purus in, sagittis aliquet odio.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE