Jak zwiększyć efektywność pracy w terenie?

Wszyscy pracownicy w jednym biurze, informacje na wyciągnięcie ręki – tak wygląda biznes marzeń każdego przedsiębiorcy, który chce mieć kontrolę nad życiem firmy. Jednakże jest wiele branż, w których konieczny jest bezpośredni kontakt z klientem zarówno w celach sprzedażowych, jak i monterskich, czy instalatorskich. W takich sytuacjach musimy monitorować pracownika w terenie. Jak w takiej sytuacji zadbać o jego efektywność i sprawić, by czuł się zmotywowany?

Zarządzaj mądrze

Jako osoba nadzorująca musisz mieć na bieżąco wgląd w to, co robią Twoi handlowcy, monterzy, instalatorzy oraz wszyscy pracownicy techniczni w terenie, ponieważ ostatecznie to Ty jesteś odpowiedzialny za efekty ich działań. Jednak pamiętaj, że zaufanie to podstawa – pozwól pracownikom na niezależność, jednak bądź w gotowości, jeśli sytuacja będzie wymagała Twojej interwencji. Niezwykle przydatny będzie w tej sytuacji spójny system komunikacyjny za pomocą którego będziesz w stałym kontakcie ze swoim zespołem pracującym poza siedzibą firmy.

Zadbaj o sprawną komunikację w zespole

Warto rozmawiać. Sprawna komunikacja to sprawna praca. W przypadku pracowników terenowych to konieczność! Błyskawiczne przekazywanie zadań i informacji pozwoli na znaczące zwiększenie wydajności.Co więcej, pracownicy będący w stałym kontakcie ze sobą czują się częścią zespołu i przez to stają się również odpowiedzialni za jego funkcjonowanie i wydajność. Pamiętaj, handlowcy są motorem firmy. Całe biuro jest ich zapleczem. Bez szybkiej komunikacji możemy zapomnieć o świetnej efektywności. 

Wymagaj regularnych raportów

Prowadząc jednoosobową działalność sam sobie jesteś sterem, żeglarzem i okrętem. Jesteś odpowiedzialny za rozmowę z klientem (którego wcześniej samodzielnie musisz znaleźć), zainteresowanie go swoim produktem, przygotowanie spersonalizowanej oferty, a następnie finalizację umowy oraz ewentualne wdrożenia, czy montaże. Sporo tego… Dlatego tak ważna jest rozbudowa firmy i delegowanie zadań do osób przeszkolonych w swoich dziedzinach. Takie działanie jest podstawą rozwój biznesu! Jednak pamiętaj, że w sytuacji, kiedy masz już zespół, w którym każda osoba jest odpowiedzialna za swój fragment pracy, musisz ustalić zasady pozwalające na szybką komunikację i sprawny przepływ informacji o tym, co zostało zrobione lub zaplanowane.
Codzienne raportowanie o przeprowadzonych działaniach niezwykle usprawnia pracę przedsiębiorstwa i zapobiega sytuacjom, w których jedna osoba ma całą wiedzę o danym projekcie, ponieważ w przypadku, kiedy niespodziewanie nie ma jej w pracy, cała firma stoi. Wymagając, najpierw uświadamiaj. Raporty zazwyczaj kojarzą się pracownikom ze znienawidzoną papierologią. Wytłumacz jak ważne jest to, by na bieżąco raportować swoje działania i wprowadzać informacje do bazy firmowej, ponieważ to od nich zależą podejmowanie decyzje i działania. Jest to nieocenione właśnie w szczególności, kiedy część zespołu jest w biurze, a część w terenie. Zamiast drukować stosy papierów czy robić notatki i później je wprowadzać do systemu, wystarczy jedna aplikacja, w której wszystkie informacje będą “pod ręką”. W ten sposób można zdecydowanie szybciej i łatwiej wykonywać bieżące zadania bez potrzeby noszenia ze sobą sterty dokumentów.

Bezpieczne dane to podstawa

Żeby pracownicy terenowi działali wydajnie, a dane klientów były bezpieczne, trzeba inwestować w nowoczesne narzędzia IT. Obecnie, kiedy mamy tak wiele przepisów i obostrzeń w związku z RODO, zdecydowanie nie opłaca się bagatelizować tej kwestii. Notowanie na świstku papieru, czy w skoroszytach, generuje niepotrzebne straty czasu i energii. Czy nie lepiej jest mieć bieżący dostęp do systemu za pomocą aplikacji zainstalowanej w smartfonie? Dane zostają wprowadzone błyskawicznie i przede wszystkim są bezpieczne! Sprawny system to podstawa efektywnej pracy! 
Tam raz wprowadzone dane same się nanoszą za pomocą jednego kliknięcia, co więcej, działa w czasie rzeczywistym – po wprowadzeniu informacji przez jednego pracownika, pozostałe osoby z zespołu od razu mają do nich wgląd. Wszystkie dane są tam całkowicie bezpieczne!  Sprawny system odciąży również pracowników od monotonnych zadań powtarzalnych i pozwoli im rozwinąć skrzydła oraz w pełni wykorzystać potencjał, a dzięki backupom mamy pewność, że nigdy nie tracimy żadnych informacji, nawet w przypadku utraty sprzętu.

Wprowadzaj innowacyjne rozwiązania technologiczne

Kto nie idzie z duchem czasu, ten na tacy oddaje pałeczkę w branży swojej konkurencji. Prędzej czy później, automatyzacja dosięgnie wszystkich firm, zatem im wcześniej zaczniesz korzystać z dobrodziejstw technologicznych tym dłużej będziesz na prowadzeniu. Automatyzacja może się na początku wydawać dużym przedsięwzięciem, jednak kiedy już wdrożysz technologiczne rozwiązania, to szybko uświadomisz sobie, że nie masz pojęcia jakim cudem mogłeś bez tego funkcjonować. Wszystkie dokumenty pod ręką, błyskawiczne informacje zwrotne o podpisanych umowach, szczegółowe raporty o działaniach, szybkie oferty, kontrola nad czasem realizacji zadania – czego chcieć więcej?:) 

Firma idealna

Sam zobacz, jak to wszystko działa! Wyobraź sobie, że Twój pracownik dokonując montażu, automatycznie po wykonanej usłudze, za pośrednictwem naszej aplikacji odznacza zrobione zadanie, a powiadomienie do księgowości wysyła się z automatu.  Co więcej, Ty, jako Właściciel takiej organizacji, błyskawicznie pobierasz raport dotyczący przeprowadzonych działań. Masz również bieżący wgląd w opinie klientów, ponieważ w aplikacji FlowDog, każdy z nich pozostawia feedback dotyczący satysfakcji z wykonanej usługi. A co się dzieje, kiedy zostanie zarejestrowane nowe zlecenie? Dzięki geolokalizacji, pracownik terenowy, który jest najbliżej miejsca docelowego otrzymuje powiadomienie. Dzięki opcji automatycznego generowania umów nie musi on tracić czasu na wizytę w biurze i może bezpośrednio udać się do nowego klienta, oszczędzając w ten sposób ogrom czasu. A jak wiadomo, czas to pieniądz! Warto zatem w tym miejscu przytoczyć słowa amerykańskiego uczonego i dyplomaty Henry’ego Kissingera: „Kto ma kontrolę nad pieniędzmi, ten ma władzę nad światem”.