5 możliwości przyspieszenia procesów w sektorze Facility Management

​

Zarządzanie nieruchomościami (Facility Management) to wymagająca branża o bardzo szerokim spektrum działania – od podstawowych usług utrzymania budynku (np. sprzątanie), po kompleksową opiekę nad dużymi obiektami komercyjnymi (np. stały nadzór nad stanem centrum logistycznego). W firmach zajmujących się FM może zatem zachodzić wiele procesów biznesowych o zróżnicowanym charakterze, które mogą być bardzo czasochłonne w realizacji. Na szczęście nowoczesna technologia pozwala na znaczne przyspieszenie wielu z nich – poniżej przedstawiamy pięć przykładów na to, jak zwiększyć efektywność działania przedsiębiorstwa w branży FM.

1. Kontrolowanie jakości pracy

W przypadku firm specjalizujących się w utrzymaniu i ochronie budynków, zwłaszcza jeśli ma miejsce outsourcing usług w odległych obiektach, jednym z głównych problemów jest brak skutecznego sposobu na monitorowanie jakości pracy. Nierzadko o tym, jak usługa została wykonana, dowiadują się dopiero od klientów. Zdarzają się nawet przypadki całkowitej nieobecności pracowników.

Rozwiązaniem tego problemu może być oprogramowanie zapewniające 3 podstawowe funkcjonalności:

• Monitorowanie obecności na obiektach – dzięki nowoczesnym technologiom takim jak IoT (Internet of Things – Internet Rzeczy) możliwe jest zdalne sprawdzanie obecności pracowników oddelegowanych do pracy w danych obiektach. Zdalne monitorowanie nie tylko przyspieszy proces kontroli pracy, ale także obniży koszty, np. związane z dojazdem managerów do odległych obiektów. Co ważne, rozwiązanie to można zastosować nie tylko na dużych, ale także na średnich, a nawet małych obiektach.
• Raportowanie jakości pracy – odpowiednio przygotowana aplikacja pozwoli pracownikom na samodzielne raportowanie jakości wykonywanej pracy za pomocą telefonów z użyciem zdjęć lub filmów, które automatycznie trafią do bazy danych firmy. Program może też umożliwiać tworzenie checklist z zadaniami do wykonania. Dzięki temu manager będzie mógł wykrywać potencjalne uchybienia bez konieczności fizycznej obecności na obiekcie.
• Opiniowanie wykonanych zleceń – aplikacja może pozwalać również na automatyzację procesów biznesowych związanych z oceną pracy przez klientów. Kierownicy regionalni mogą otrzymywać raporty podsumowujące dla danego obiektu, w których znajdą się informacje na temat terminowości i jakości wykonanej pracy, a także ilość zgłoszonych błędów. Co więcej, klient może na bieżąco przesyłać uwagi pracownikom utrzymującym dany obiekt.

Takie rozwiązanie pozwoli zatem na znaczne usprawnienie komunikacji i wpłynie pozytywnie na jakość wykonywanej pracy oraz obniży koszty związane z nadzorem.

2. Automatyczne rozliczanie czasu pracy

Automatyzacja procesów biznesowych (Business Process Automation) w branży FM często obejmuje czas pracy. Przykładowo, po przybyciu do danego obiektu pracownicy zajmujący się konserwacją mogą zgłosić rozpoczęcie czasu pracy bezpośrednio w aplikacji. Program sam zajmie się rejestrowaniem czasu pracy i obliczaniem stawek za dany dzień pracy. W połączeniu ze szczegółowymi harmonogramami pracy generowanymi (lub uzupełnianymi ręcznie) bezpośrednio w aplikacji umożliwia to precyzyjnie oceniać efektywność realizacji poszczególnych zadań.

Na podstawie informacji zebranych w danym okresie, system może automatycznie generować raporty lub pozwalać na szybkie wygenerowanie ich na żądanie. Takie raporty pozwalają np. na identyfikację najbardziej czasochłonnych zadań i stworzenie najbardziej efektywnej ścieżki ich realizacji.

3. Ulepszona komunikacja wewnątrz firmy

Kolejnym przykładem automatyzacji procesów biznesowych związanych z zarządzaniem obiektami pozwalającej jest generowanie powiadomień. Przykładowo, system może automatycznie wysyłać powiadomienia o zakończeniu pracy instalatorów zarówno do centrali, jak i do ekipy zajmującej się konserwacją. Odpowiednio skonfigurowana aplikacja pozwoli nawet na generowanie takich powiadomień z wyprzedzeniem, aby pracujące po sobie zespoły zachowały ciągłość pracy. Pozwoli to m.in. wyeliminować przestoje.

Innym przykładem usprawnienia komunikacji jest implementacja systemu, który będzie automatycznie wysyłał powiadomienia o zbliżających się pracach konserwacyjnych. Mogą one trafiać zarówno do centrali, jak i zespołu wyznaczonego do zajmowania się konserwacją danego obiektu.

4. Elektroniczny obieg faktur

Obsługa fizycznych faktur może być jedną z najbardziej czasochłonnych i powtarzalnych czynności, zwłaszcza gdy firma FM obsługuje wiele obiektów lub współpracuje z dużą liczbą podwykonawców. Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur nie tylko przyspieszy cały proces fakturowania (m.in. dzięki możliwości automatycznego generowania faktur na podstawie szablonów), ale także umożliwi łatwe tworzenie kopii zapasowych. Program tego typu jest szczególnie użyteczny, gdy przedsiębiorstwo współpracuje z dużą liczbą stałych klientów na podstawie długoterminowych umów.
Elektroniczny obieg faktur można też połączyć z systemem OCR (Optical Character Recognition), który pozwala szybko skanować i digitalizować fizyczne dokumenty – eliminuje to całkowicie potrzebę ręcznego przepisywania danych z różnych pism i kwitów.

Przeczytaj również:Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie

5. Wykorzystanie spersonalizowanych rozwiązań

Wprowadzenie automatyzacji procesów biznesowych za pomocą standardowego oprogramowania może być skuteczne, jednak najlepsze wyniki można uzyskać, korzystając z systemów skonfigurowanych pod konkretne wymagania danego przedsiębiorstwa. Przykładowo, wcale nie trzeba od razu implementować całego systemu ERP, a jedynie moduły, które są najbardziej potrzebne i stopniowo przechodzić na pełną automatyzację procesów.

Takie podejście pozwala skupić zasoby na obszarach, które tego najbardziej potrzebują i osiągnąć oczekiwane rezultaty w relatywnie krótkim czasie. Poza tym takie podejście zapewnia znacznie większą elastyczność i może być realizowane przy niższym nakładzie środków.

Program dla firm usługowych – skuteczne rozwiązanie dla sektora Facility Management

Sprawna realizacja procesów biznesowych jest obecnie podstawą sukcesu w wielu branżach, wliczając w to sektor Facility Management. Szybkość działania to niejednokrotnie decydujący czynnik, który wpływa na nawiązywanie i kontynuację współpracy z usługodawcą – to jeden z powodów, dla których automatyzacja procesów jest dziś taka ważna. Wprowadzając w swojej firmie odpowiednie oprogramowanie, możesz zyskać znaczną przewagę na bezpośrednią konkurencją.

Jeśli szukasz oprogramowania, które zwiększy konkurencyjność Twojego przedsiębiorstwa w sektorze FM, mamy dla Ciebie świetne rozwiązanie – FlowDog FM stanowi nowoczesne i kompleksowe rozwiązanie w zakresie zarządzania nieruchomościami, przeznaczone dla szerokiego spektrum przedsiębiorstw działających w sektorze Facility Management. Oferując zaawansowaną automatyzację procesów, usprawnienie komunikacji oraz kontrolę nad zadaniami i zasobami, system ten zapewnia efektywne zarządzanie obiektami na każdym etapie. Jego skalowalność i możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb każdej firmy czynią go idealnym wyborem dla tych, którzy poszukują nie tylko elastyczności, ale i maksymalnej efektywności w zarządzaniu nieruchomościami. FlowDog FM to nie tylko narzędzie do optymalizacji pracy, ale także klucz do budowania pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa przez wysoką jakość świadczonych usług. Nasz system FM może zostać w pełni spersonalizowany, aby sprostać specyficznym wymaganiom Twojej firmy w sektorze Facility Management. Skontaktuj się z nami jeszcze dziś – razem wybierzemy rozwiązania, które pozwolą przyspieszyć procesy biznesowe w Twojej firmie.