Artykuły blogowe

KSeF – czym jest i od kiedy obowiązuje?

 

Fakturowanie to bardzo ważny aspekt prowadzenia działalności, będący formalnym zwieńczeniem przeprowadzanych transakcji biznesowych. Jeszcze do niedawna faktury były dokumentami wystawianymi w formie papierowej. Dziś, w dobie gwałtownego zwrotu w stronę technologii i postępującej cyfryzacji, jesteśmy świadkami przemian, które zwiastują rychłe rozpowszechnienie faktur elektronicznych, czyli e-faktur. Jedną z tych przemian jest wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów programu znanego jako KSeF. Czym jest i co warto o nim wiedzieć? Wyjaśniamy!

Co to jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest ogólnokrajowym programem informatycznym, dzięki któremu możliwe są wystawianie, przesyłanie i odbiór elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to inaczej faktura elektroniczna, zawierająca określone w przepisach informacje i zapisana w ustalonym odgórnie formacie elektronicznym. Pieczę nad prowadzeniem KSeF obejmie szef Krajowej Administracji Skarbowej, który będzie też pełnił funkcję administratora zawartych w systemie danych. KSeF jest powszechnie uważany za następcę Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) – systemu pozwalającego na przepływ faktur elektronicznych (a także innych dokumentów) między wykonawcami zamówień publicznych a podmiotami zamawiającymi.

KSeF – ważne daty

Od początku stycznia 2022 roku faktury ustrukturyzowane mogą być stosowane, jeśli podatnicy wyrażą chęć odejścia od faktur papierowych. Z kolei od 1 stycznia 2024 roku wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych przestanie być kwestią dobrowolną i korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla wszystkich (zgodnie z decyzją Rady UE wydaną 17 czerwca 2022 roku).

Jak działa system e-faktur KSeF?

Jako że korzystanie z KSeF stosunkowo niedługo stanie się obligatoryjne, już dziś warto zapoznać się z wytycznymi i zasadami dotyczącymi działania tego systemu.

Na jakie wyzwania należy się przygotować?

Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że władze skarbowe będą oczekiwać od podatników zgromadzenia obszerniejszego niż do tej pory katalogu danych, które mogą być niedostępne lub zwyczajnie trudne do zlokalizowania i skompletowania. Co więcej, instytucje muszą zadbać o to, by proces fakturowania przebiegał w sposób zautomatyzowany i uporządkowany, pozwalający na uniknięcie nieprawidłowości, które, w razie wystąpienia, byłyby widoczne w systemie. Przejście na fakturowanie w formie elektronicznej wymaga też od firm i organizacji dobrego przygotowania w kwestii technicznej, mogącego polegać na przykład na przebudowie istniejących systemów.

Główne funkcje KSeF

Wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych to oczywiście najważniejszy cel działania systemu. KSeF ma jednak pełnić także inne funkcje:

  • przechowywania faktur,
  • przydzielania fakturom numeru identyfikującego,
  • weryfikowania zgodności faktury z ustalonym odgórnie wzorem,
  • kontrolowania i analizowania zawartych w fakturze danych,
  • wysyłania komunikatów informujących o wystawieniu, braku możliwości wystawienia, a także odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej.

Co zmieni korzystanie z KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to rozwiązanie, dzięki któremu warunki prowadzenia działalności gospodarczej mają ulec poprawie. Korzyści, jakich mogą spodziewać się przedsiębiorcy, to między innymi:

  • krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni),
  • wygoda związana z brakiem konieczności przechowywania dokumentacji papierowej,
  • ograniczenie możliwości wystąpienia błędów i nieprawidłowości podczas wystawiania faktur,
  • wzrost bezpieczeństwa rozliczania z kontrahentami (np. zapobieganie nieuczciwym praktykom),
  • szybszy proces elektronicznego obiegu faktur w firmie przy jednoczesnym zniwelowaniu ryzyka ich zagubienia,
  • łatwy i szybki dostęp do faktur.

Korzyści z wprowadzenia wspólnego dla wszystkich systemu wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczą też działania instytucji urzędu skarbowego, który będzie mógł efektywniej zbierać aktualne dane na temat dokonywanych przez podatników transakcji. Dzięki temu możliwe będzie usprawnienie i wzmocnienie kontroli na gruncie podatku VAT, co ma zapewnić większe wpływy do budżetu państwa.

E-faktury – krok w stronę nowoczesności

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur ma być sposobem na zbudowanie centralnego rejestru faktur, wprowadzenie do obiegu plików w ujednoliconym formacie, automatyzację procesów fakturowania i księgowania prowadzącą do redukcji kosztów oraz uszczelnienie systemu podatkowego w naszym kraju. Te założenia mają realną szansę przełożyć się na praktyczne aspekty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, wprowadzając korzystne dla przedsiębiorców zmiany.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Zarządzanie zdalnie procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

Serwis

Zarządzaj procesami serwisowymi – od naprawy ekspresów do kawy czy pojazdów, przez konserwację obiektów w terenie, po reparację różnego rodzaju ciężkich maszyn np. z branży budowlanej czy produkcyjnej. Dzięki systemowi FlowDog zyskuje się możliwość automatycznego zarządzania serwisem we wspomnianych gałęziach i błyskawiczną reakcję na problem.


Czytaj więcej

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0 i korzystaj z jego dobrodziejstw już w kilka tygodniu po wdrożeniu. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog – elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.


Czytaj więcej

Zarządzanie sprzedażą

Konfiguruj działania zespołów tak, aby osiągnąć efektywność organizacyjną. Z narzędziem do zarządzania sprzedażą jakim jest FlowDog możesz sprawnie i automatycznie tworzyć czytelne wykresy i raporty, przeglądając przy tym całą historię zdarzeń. Uporządkujesz całą historię korespondencji i zdarzeń w zarządzaniu procesem sprzedaży.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE