Na czym polega integracja systemów informatycznych?

​

Kiedy w prowadzonej przez Ciebie firmie jednocześnie funkcjonuje kilka systemów informatycznych, które działają na podstawie różnego rodzaju oprogramowania, może dojść do sytuacji, w której poszczególne komórki przedsiębiorstwa nie będą w stanie „porozumieć się” ze sobą. Może to sprowadzić niebezpieczeństwo paraliżu organizacji pracy, narazić przedsiębiorstwo na utratę klientów oraz znaczne straty finansowe i wizerunkowe, których nie da się szybko odbudować. Aby temu skutecznie zapobiec, wdraża się systemy integracji informatycznych. Czym jest integracja systemów IT? Jak skutecznie przeprowadzić integrację systemów IT w firmie? Co należy wziąć pod uwagę, zanim rozpoczniemy proces integracji? Tego dowiesz się, czytając poniższy tekst.

Czym jest integracja systemów IT?

Integracja systemów informatycznych jest to pewien proces, który polega na scaleniu ze sobą różnych systemów informatycznych za pomocą dostępnych narzędzi. Proces integracji można przeprowadzić zarówno w małych, jak i średnich firmach, a także dużych organizacjach. Synergia systemów informatycznych ma na celu zapewnienie spójności danych, zwiększenie wygody użytkowania, zminimalizowanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej oraz pełne wykorzystanie potencjału posiadanego sprzętu. Dzięki integracji systemów informatycznych odmienne narzędzia cyfrowe mogą korzystać nawzajem ze swoich informacji.

Jak przeprowadzić integrację systemów IT?

Integracja systemów informatycznych polega na połączeniu ze sobą różnego rodzaju oprogramowania wykorzystywanego w danym przedsiębiorstwie w taki sposób, aby mogło ze sobą bez przeszkód współdziałać. W tym miejscu należy podkreślić, iż nie wszystkie systemy informatyczne można poddać procesowi integracji.

Jeśli oprogramowanie, które jest wykorzystywane w naszej firmie, posiada otwarty kod źródłowy (z ang. open source) oznacza to, że jego użytkownicy mogą swobodnie ingerować w strukturę kodu. Takie rozwiązanie jest podatne na wszelkiego rodzaju modyfikacje oraz znacząco przyspiesza i ułatwia proces integracji.

W przypadku gdy posiadane przez nas oprogramowanie nie jest typu otwartego, możliwe będzie zintegrowanie systemów poprzez interfejs programowania aplikacji (z ang. application programming interface, API)

Gdy poszczególne systemy informatyczne działają na podstawie różnej architektury, ich integracja może okazać się czasochłonnym i kosztownym przedsięwzięciem. Szczególnie wtedy, gdy jeden z systemów jest znacznie starszy od drugiego. Dlatego przed podjęciem decyzji o przeprowadzeniu integracji systemów IT, powinniśmy dokładnie przeanalizować zasadność takiej inwestycji.

Po co i kiedy integrować systemy informatyczne?

Poszczególne działy w firmie z reguły funkcjonują na podstawie różnych systemów. Aby księgowość, dział produkcji czy sprzedaży mogły w łatwy sposób „komunikować się”, potrzebna jest im integracja systemów informatycznych.

Ponadto, jeżeli poszczególne systemy informatyczne korzystają ze wspólnej bazy danych, nie ma obaw wystąpienia np. błędów pisowni czy literówek podczas interakcji programów. Natomiast czas potrzebny na dokonanie aktualizacji istotnie się skraca, gdyż wystarczy jedynie dokonać tego w jednym miejscu, by wszystkie wykorzystywane systemy informatyczne mogły korzystać z nowych danych.

Integrację systemów informatycznych przeprowadza się m.in. w celu zmaksymalizowania użyteczności zgromadzonych informacji na przykład poprzez generowanie różnego rodzaju wykresów, raportów, zestawień czy też optymalizację różnych procesów biznesowych.

Z ekonomicznego punktu widzenia proces integracji systemów IT również ma sens, gdyż zapewnia wygodę i komfort pracy, co pośrednio przekłada się na większą produktywność oraz wydajność pracowników.

Integracja polega na gromadzeniu danych, informacji, plików z różnych źródeł i przechowywaniu ich w jednym miejscu. Zintegrowane systemy informatyczne dzięki temu, że korzystają z tych samych zasobów, gwarantują spójność danych oraz eliminują potrzebę powielania tych samych informacji w różnych systemach IT.

Integracja jednostronna i dwustronna

Integracja jednostronna jak sama nazwa sugeruje, polega na jednostronnym przepływie informacji. Taki mechanizm wymiany danych jest pożądany, kiedy informacje po ich przesłaniu z jednego systemu do drugiego, nie muszą wracać.

Bardziej funkcjonalna i dająca więcej możliwości jest integracja dwustronna, gdyż wszystkie podlegające procesowi programy mogą używać wspólnych danych. Integracja dwustronna jest droższym rozwiązaniem niż integracja jednostronna.

Co należy wziąć pod uwagę, zanim rozpoczniemy proces integracji?

Integracja systemów IT w każdym przedsiębiorstwie będzie przebiegała inaczej. Aby wstępnie zorientować się, jak bardzo pracochłonnym zadaniem będzie przeprowadzenie procesu integracji w naszej firmie, należy w pierwszej kolejności pochylić się nad następującymi zagadnieniami:

• jaką liczbę systemów ma objąć proces integracji oraz czy w przyszłości planujemy dodanie nowych systemów;
• czy firma samodzielnie zarządza systemami, które ma objąć proces integracji;
• jaka powinna być częstotliwość wymiany danych oraz czy powinna ona być automatyczna;
• jaki ma być kierunek przepływu danych;
• jaka powinna być reakcja na niekompatybilność danych;
• czy wszystkie systemy objęte projektem integracyjnym umożliwiają migrację danych.

Od czego zależy koszt integracji systemów informatycznych?

Zależnie od tego, w jakim zakresie przeprowadzimy proces integracji oraz w jaki sposób, całkowite koszty integracji systemów informatycznych mogą się istotnie różnić. Integracja poprzez API jest prostszym i z reguły mniej problematycznym rozwiązaniem. Natomiast w przypadku bezpośrednich połączeń z bazą danych, osoby dokonujące integracji będą zmuszone do zwiększenia nakładu pracy i kosztów. Koszt integracji systemów IT zależy m.in. od:

• liczby systemów objętych integracją,
• zakresu wymienianych danych,
• kierunku wymiany danych,
• sposobu rozwiązywania konfliktów danych między systemami,
• mechanizmu wymiany danych,
• stopnia udokumentowania systemów,
• częstotliwości wymiany danych.

Podsumowanie

Profesjonalnie zaplanowana i przeprowadzona integracja systemów IT jest swoistym remedium na problemy związane z koegzystencją systemów informatycznych w ramach tej samej organizacji. Prawidłowo zrealizowany proces integracji zapewni pracownikom spory komfort pracy i bezpieczeństwo zgromadzonych danych.