Klient & Potrzeba:
Firma z branży usługowo-logistycznej. Oferująca usługi z zakresu wywozu gruzu, kontenerów, śmieci, odpadów remontowych i budowlanych.
Wyzwania & Oczekiwania:
Przedsiębiorstwo na co dzień korzystało z arkuszy kalkulacyjnych, zapisując zlecenia w excelu. Nie posiadało żadnego systemu. Klient coraz częściej miał problemy z codzienną pracą i rutynowymi, cyklicznymi zadaniami.
- Baza excel nie zawsze była odpowiednio aktualizowana, przez co dochodziło do dezinformacji na temat aktualnego miejsca, w którym znajdował się dany kontener, lub w jakim był stanie.
- Brak dokładnych informacji o wykonywaniu pracy przez kierowców. Nie wiadomo, czy kontener został rzeczywiście odebrany, wymieniony lub dostarczony.
- Często powstawały pomyłki w bazie wynikające z błędów pracowników, którym zdarzało się wpisać złe informacje.
- Grafik dotyczący wypożyczenia i odbiorów nie był przejrzysty, a ręczne planowanie i zapisywanie terminów coraz bardziej czasochłonne, co powodowało wiele pomyłek.
- Brak historii klienta w jednym miejscu.
Rozwiązanie:
Po etapie analizy zostały określone wszystkie potrzeby firmy, a FlowDog dostarczył moduły, które zautomatyzowały:
- Bazę informacji o kontrahentach, zamówieniach i dostępnym sprzęcie
Baza została uporządkowana i zapewnia pełen dostęp danych klienckich (ile jest klientów, ile jest dostępnych i zamówionych kontenerów, jakie mają statusy, na jaki czas zostały wypożyczone, kiedy należy je zawieźć/odebrać/wymienić. Grafik został zaprojektowany pod indywidualne potrzeby i automatycznie wylicza terminy)
- Zlecanie transportów i kontrola wykonania zadań przez kierowców
Możliwość wpisywania powodów niewykonania zadania. Podgląd w czasie rzeczywistym, kontrolę i analizę pracowników, automatyczne przydzielanie zleceń, ich rozliczanie oraz ocenę efektywności i poniesionych kosztów.
- Bazę klientów z informacjami o dotychczasowych wypożyczanych kontenerach, formach i terminach płatności
Dzięki temu można w łatwy i szybki sposób automatycznie wygenerować kolejną ofertę, czy formularz zamówienia i inne niezbędne dokumenty, a także zaplanować odpowiednio pracę i przydzielić automatyczne zlecenia pracownikom.
- Moduł faktur (wszystko w jednym systemie)
Możliwość automatycznego wystawiania faktur tuż po wykonaniu zlecenia, co znaczenie usprawnia przepływ informacji i zapewnia szybsze księgowanie.
Naszą misja jest usprawnianie powtarzalnych zadań dzięki porządkowaniu i automatyzowaniu. Chcemy aby ludzie i zespoły efektywnie zajmowały się tym, w czym są najlepsze, bez marnowania czasu na mało wartościowe czynności.