Klient & Potrzeba:
Firma z branży odnawialnych źródeł energii, posiadające w swojej ofercie m.in. pompy ciepła, fotowolatikę. Należąca do grupy ORLEN.
Wyzwania & Oczekiwania:
Firma swoje działania opierała na manualnych czynnościach, które wymagały przetwarzania dokumentów w formie papierowej. Ta metoda przetwarzania danych przynosiła ze sobą wiele wyzwań i ograniczeń. Mnogość różnych systemów oraz ich brak integracji generowały liczne opóźnienia i problemy.
Jednakże, aby sprostać temu wyzwaniu i usprawnić procesy w firmie, zdecydowano się na wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych.
Rozwiązanie:
Dzięki wdrożeniu systemu FlowDog oraz modułu CRM do generowania ofert i umów, firma uzyskała szereg korzyści i funkcjonalności:
- Połączenie modułu CRM Ligt z modułami generowania ofert i umów umożliwia płynny przepływ danych pomiędzy tymi modułami. Informacje o klientach i szansach sprzedażowych są teraz bezproblemowo wykorzystywane w procesie generowania ofert i umów.
- Wprowadzono możliwość masowego importu kontrahentów z innego systemu, co pozwoliło na szybkie przeniesienie istniejących danych i uniknięcie konieczności ich ręcznego wprowadzania.
- System umożliwia także masowy eksport umów do systemu zajmującego się realizacją zadań związanych z daną umową. To przyspiesza procesy wewnętrzne, umożliwiając szybsze i bardziej skuteczne działanie.
- W ramach modułu generowania ofert został wprowadzony rozbudowany kalkulator, który automatycznie podstawia część danych na podstawie wcześniej uzupełnionej szansy sprzedażowej. Ułatwia to pracę handlowcom, skracając czas potrzebny na przygotowanie oferty.
- Kalkulator ma zdefiniowane progi akceptacji, które FlowDog sprawdza. Jeśli progi te zostaną przekroczone, system automatycznie wysyła ofertę do akceptacji odpowiednim osobom.
- Klient otrzymuje maila z ofertą lub umową, którą może zaakceptować za pomocą otrzymanego kodu SMS lub klikając na link, który przekierowuje go do krótkiego formularza akceptacji w systemie FlowDog.
- FlowDog przechowuje informację o otwarciu maila z ofertą przez klienta, co umożliwia śledzenie reakcji i monitorowanie postępów.
- Generowanie umów na podstawie zaakceptowanej oferty przez klienta stało się prostsze i bardziej zautomatyzowane. System automatycznie generuje umowę, uwzględniając wybrane opcje i zmienne paragrafy na podstawie formularza akceptacji.
- Istnieje możliwość dodawania dodatkowych załączników do wygenerowanej oferty lub umowy, co umożliwia dołączenie istotnych dokumentów lub materiałów wspierających.
- Administrator ma pełną kontrolę nad konfiguracją systemu FlowDog. Może zmieniać szablony graficzne ofert, takie jak strona tytułowa, sekcja górna pierwszej strony czy strony końcowe, w których automatycznie umieszczane są wyliczenia z kalkulatora. Administrator może także zmieniać zdjęcia produktów wyświetlane na generowanych dokumentach.
- Administrator ma również możliwość wyboru użytkowników.
Naszą misja jest usprawnianie powtarzalnych zadań dzięki porządkowaniu i automatyzowaniu. Chcemy aby ludzie i zespoły efektywnie zajmowały się tym, w czym są najlepsze, bez marnowania czasu na mało wartościowe czynności.