Jak produktywnie pracować w domu? 4 sposoby na zwiększenie wydajności pracy zdalnej.

Czas przejściowej pracy zdalnej, na której koniec niektórzy czekają z utęsknieniem jeszcze się nie skończył, a co więcej nie zapowiada się, żeby nagle w magiczny sposób z pierwszym dniem nowego roku wszystko wróciło do „stanu przed”. Chociaż pewnie dla wielu ludzi „home office” mogło kiedyś „wydawać się” idealnym rozwiązaniem na pracę, tak z każdym kolejnym miesiącem okazuje się, że nawet najwięksi fani pracy na kanapie powoli coraz gorzej znoszą jej efekty: poczucie samotności i odizolowania, brak integracji i przynależności do zespołu, frustrację spowodowaną niekontrolowanym spadkiem efektywności pracy, czy też brak rozdzielenia strefy pracy od strefy prywatnej. Dotyczy to wszystkich bez względu na płeć, wiek czy stanowisko zawodowe. Jak zatem sprawić by kontrola nad codziennymi czynnościami wpłynęła także na jakość naszej pracy i oddzielenie obowiązków służbowych od domowych?

1. Planuj każdy dzień

Dla niektórych ten stan może nieco przypominać zimowy sen: na wolniejszych obrotach, z mniejszą wydajnością przetrwać te dziwne dni, żeby móc później nagle wrócić z nową energią i zapałem? To ogromna pułapka, na którą możemy niechcący dać się złapać. W czas kiedy izolacja brzmi jak synonim słowa wolność, jak nigdy przedtem musimy narzucić sobie plan dnia. Pamiętasz te dni, kiedy w biurze każdy dzień zaczynał się od porannej kawy i pogadanek w kuchni? Albo to ogromne skupienie żeby skończyć pilny projekt i nie siedzieć po godzinach. Praca w biurze niejako sama narzucała nam pewien plan, plan 8 godzin, który staraliśmy się rzetelnie realizować. W domu okazuje się, że praca może nigdy się nie kończyć, do tego możliwość wstania później, czy załatwienia czegoś w tzw. międzyczasie…. Bombardowani bodźcami z zewnątrz tracimy uwagę i skupienie. Faktem jest też, że ludziom pracującym z domu często zdarza się pracować znacznie dłużej i mniej produktywnie właśnie przez brak organizacji. Dlatego warto zwiększyć kontrolę nad harmonogramami, które będę uwzględniały pracę, rodzinę i czas na odpoczynek. Pozwoli to odzyskać poczucie kontroli. Jednym z najprostszych rozwiązań jakie możemy zastosować od razu to dodawanie bloków czasu w kalendarzu na ważne zdania. Zaplanowanie działań jedno po drugim w takim ciągu  pozwoli uniknąć rozproszenia wielozadaniowości, które doprowadzają do zmęczenia w krótkim czasie. Korzystając z aplikacji FlowDog można dostawać automatyczne wiadomości push up na telefon, które będę przypominały o zadaniach jakie mamy do wykonania my, lub nasi pracownicy. Kontrola efektywności zarówno własnej jak i zespołu będzie znacznie łatwiejsza.

2. Korzystaj z aplikacji mobilnych i bądź na bieżąco bez względu na to gdzie jesteś!

Często nie zwracamy uwagi na to, jak wieloma cennymi informacjami mimowolnie wymieniamy się ze współpracownikami pracując w przestrzeni biurowej. Konsultujemy swoje opinie, rozmawiamy o projektach, a to wszystko sprawia, że pracujemy lepiej, podejmujemy trafniejsze decyzje a nasza wiedza się rozszerza. Podczas pracy w domu, możliwość networkingu jest mocno ograniczona i w związku z tym znacznie ciężej jest pozostać na bieżąco z projektami prowadzonymi przez współpracowników. Dlatego tak ważne jest, aby zapewnić zespołom możliwość pozostania w dobrym kontakcie poprzez odpowiednie aplikacje mobilne. Trzeba też pamiętać o bieżącym dostępie do wszystkich danych, dokumentów, umów, rozliczeń i faktur. Aplikacje dedykowane do pracy zdalnej pomogą w jej organizacji, a dzięki pracy w czasie rzeczywistym zapewniają błyskawiczny dostęp do wszystkich materiałów i aktualnych danych. Narzędzia takie jak MS Teams, FlowDog czy OneDrive zapewniają prawidłowy i sprawny przepływ informacji nie tylko pomiędzy pracownikami jednego zespołu ale również pomiędzy działami.

3. Work life balance

Czy stawiasz wyraźną granicę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym? Praca zdalna zwykle tego nie ułatwia… Niestety często zdarza się tak, że będąc w domu odrywamy się od od pracy a to coś zrobić do jedzenia, nastawić pranie, sprawdzić Facebooka, pojechać po paczkę, czy zrobić jeszcze coś super ważnego, dokładnie w tym momencie. Niestety skutkuje to tym, że później z 8 godzin pracy robi się 10-12 spędzonych przy komputerze. Nadrabiamy zaległości po południu i wieczorami. Jeśli nie wyznaczysz sobie stałych godzin pracy, w czasie których zajmujesz się wyłącznie służbowymi obowiązkami, po pewnym czasie będziesz mieć wrażenie, że jesteś w pracy przez całą dobę… Praca jest ważna, ale balans też jest ważny, zwłaszcza żeby zachować odpowiednią jakość.

4. Zaczynając pracę –  zaplanuj o której ją skończysz.

Plan zadań to jedno – ale bez wyznaczania limitu czasu na realizację na ich realizację Twoja efektywność również może być wystawiona na ogromną próbę. Wyznacz sobie stałe godziny pracy. Praca zdalna często wiąże się z możliwością ustalenia bardziej elastycznych godzin niż od 7 do 15. Jeśli jesteś rannym ptaszkiem i Twoja największa aktywność przypada na godziny 5 -7, to dlaczego by tego nie wykorzystać? Możesz zaplanować że będziesz pracować od godziny 5 do 7, a następnie od 10 do 16. Ale niech to nie będą spontaniczne porywy chęci, tylko ustalone wcześniej godziny pracy. To samo dotyczy nocnych marków:) Jeśli obudzenie się przed 9 jest dla Ciebie największa karą świata, a po godzinie siedemnastej jesteś jak młody bóg, to być może warto tę energię, produktywność i czas spożytkować na pracę? Jeśli jednak Twoja praca wymaga kontaktu z klientem, to musisz jednak pamiętać, żeby część zadań (przede wszystkim rozmowy telefoniczne) zaplanować na godziny przedpołudniowe, lub wczesno popołudniowe.