15 ważnych pytań które pomagają w zarządzaniu wymaganiami w projekcie. Czyli jak rozpoznać co ważne a co nie i uniknąć niepotrzebnej pracy?
Oddzielaj ziarna od plew
Nie wszystkie wymagania warto realizować. Niektóre jedynie opóźniają wdrożenie nie dając korzyści biznesowych. Przydadzą się bardzo rzadko albo są czysto hipotetyczne. Lepiej ich nie realizować i skupić się na tym co ważne.
Warto zadać sobie pytania:
- Kiedy ostatni raz taka sytuacja miała miejsce?
- Ile razy w ciągu roku coś takiego się wydarzyło?
- Co się stanie jeśli tego nie zrealizujemy?
Drąż do sedna sprawy
Wymaganie może nie rozwiązywać samego problemu, a jedynie jego objawy. Problem będzie mniej dotkliwy ale nadal będzie występował. Najpierw zrozum przyczynę problemu, potem go rozwiązuj.
Warto zadać sobie pytania:
- Dlaczego tak się dzieje?
- Czy można uniknąć takich sytuacji?
Nie spuszczaj oczu z celu
Nawet świetne wymagania mogą być przeszkodą w realizacji celu. Wystarczy że, mimo że świetne i potrzebne, wykraczają poza zakres. Być może trzeba je zrealizować ale w innym projekcie.
Warto zadać sobie pytania:
- Czy to jest niezbędne do realizacji celu?
- W jakim stopniu poprawia to sposób w jaki realizujemy cel?
Słuchaj decydentów
Wymaganie złożone przez osoby niedecyzyjne może zostać zmodyfikowane lub wycofane. Dzieję się tak jeśli osoba decyzyjna ma inny interes niż osoby składające wymagania. Albo jeśli system ma zmienić dotychczasowy sposób działania procesu.
Warto zadać sobie pytania:
- Kto odpowiada za ten obszar?
- Czyjej akceptacji będziemy na to potrzebowali?
Słuchaj wykonawców
Osoby będące zbyt daleko od tego jak system będzie wykorzystywany mogą składać wymagania oderwane od rzeczywistości. Wdrożenie systemu będzie niemożliwe albo nie będzie on działał efektywnie.
Warto zadać sobie pytania:
- Kto będzie wykonywał tą część procesu?
- Jak obecnie wyglądają dokumenty tego procesu?
Sprawdzaj zasadność zmiany
Wymagania, które są zmieniane wymagają szczególnej uwagi. Zwłaszcza jeśli zmiana następuje nie po raz pierwszy. Może osoba zmieniająca wymaganie nie zna realiów? A może występują sprzeczne potrzeby/ interesy/ cele?
Warto zadać sobie pytania:
- Co tracimy rezygnując z pierwotnego wymagania?
- Jakie są zalety poprzedniej/nowej wersji?
Określaj miejsce w harmonogramie
Wymagania ważne i potrzebne ale nie niezbędne do pewnego momentu. Może warto opóźnić ich realizację w zamian otrzymując wcześniejsze udostępnienie pilniejszych wymagań?
Warto zadać sobie pytania:
- Kiedy najwcześniej przewidujecie użycie tej funkcjonalności?
- W jakim stopniu brak tego wymagania utrudnia korzystanie z głównych funkcjonalności?
Podsumowanie
Zamieszczenie wdrożenia w harmonogramie i budżecie nie jest łatwe. Zadawanie właściwych pytań jest kluczowe dla zrozumienia i filtrowania wymagań.