Bez kategorii

Co to jest digitalizacja dokumentów i dlaczego warto ją wprowadzić?

 

Jeszcze jakiś czas temu każda firma czy sekretariat dysponowały specjalnie zagospodarowaną przestrzenią, w której gromadziły i przechowywały papierowe dokumenty. Obecnie jednak archiwizacja dokumentów wygląda zupełnie inaczej – tradycyjne archiwa odchodzą w niepamięć. Za zjawisko to odpowiada tak zwana digitalizacja. Czym jest i co warto wiedzieć na jej temat? Dlaczego warto wprowadzić to rozwiązanie w swojej firmie?

Czym jest i na czym polega digitalizacja dokumentów?

Proces digitalizacji można najprościej określić jako przetwarzanie dokumentów będących w formie papierowej do wersji elektronicznej. Można mu poddać wszelkiego rodzaju tradycyjne materiały – zarówno umowy, faktury czy rachunki, jak i książki lub zdjęcia. Cyfryzacja ma wiele zalet, które nie tylko ułatwiają wykonywanie obowiązków przez pracowników firmy, ale także podnoszą bezpieczeństwo przechowywanych danych. W jaki sposób?

Dlaczego digitalizacja dokumentów jest wskazana?

Digitalizacja pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w formie cyfrowej. Jakie jednak korzyści niesie ze sobą podjęcie decyzji o jej wdrożeniu? Co zyskujecie Ty, jako przedsiębiorca, i pracownicy, którymi kierujesz? Oto pozytywne skutki digitalizacji zbiorów, archiwów i wszelkiego rodzaju dokumentacji dla Twojego przedsiębiorstwa.

Oszczędność powierzchni biurowej

Tym, co zdecydowanie przemawia za digitalizacją, z pewnością jest możliwość lepszej i efektywniejszej aranżacji przestrzeni biurowej. Wie o tym każdy, kto choć przez chwilę musiał pracować w biurze pełnym szafek, skrzynek i pudełek wypełnionych dokumentami. Komfort pracy w takich warunkach daleki jest od wysokiego. Ale przedsiębiorcy zauważą z pewnością kolejne, jeszcze ważniejsze zalety digitalizacji.

Ułatwienie codziennej pracy

Uporządkowanie wszelkiego rodzaju dokumentów, korespondencji i zbiorów pozwoli pracownikom na szybkie przeszukiwanie dokumentacji bieżącej i archiwów w wersji elektronicznej – bez konieczności przeglądania szuflad i segregatorów. Nawet jeśli zachowujecie wysokie standardy, jeżeli chodzi o sposób ich przechowywania, może to powodować opóźnienia w pracy i jest zwyczajnie stratą czasu.

Wprowadzenie digitalizacji ułatwi i usprawni pracę administracji oraz pozostałych pracowników Twojej firmy – i nie chodzi tylko o to, że nie będą musieli już więcej przerzucać dokumentów z miejsca na miejsce, aby znaleźć ten jeden, akurat potrzebny. Będą mieli do nich dostęp o każdej porze i z każdego miejsca, a realizacja zadań będzie płynna i błyskawiczna. Dane przechowywane w pamięci komputera mogą być bowiem z łatwością odszukane i udostępnione każdemu pracownikowi w ciągu kilku sekund.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Konieczność skutecznego zabezpieczenia dokumentów będących własnością firmy lub jej pracowników, klientów czy kontrahentów wynika z przepisów. Przedsiębiorstwo zobowiązane jest tak zabezpieczyć archiwum, aby żadne poufne informacje nie znalazły się w posiadaniu osób niepowołanych.

Zadanie to staje się dużo łatwiejsze, gdy zamiast papierowych kopii przesyłane są materiały cyfrowe. Nowoczesne rozwiązania informatyczne, wspierające digitalizację, pozwalają chronić i zachować poufność dokumentów oraz materiałów.

Ochrona dokumentów przed zniszczeniem

Dzięki digitalizacji nie musisz obawiać się, że Twoje dokumenty ulegną zniszczeniu, na przykład w wyniku zalania kawą. Wszelkie materiały cyfrowe można odzyskać nawet w przypadku awarii komputera.

Wyższa jakość obsługi klienta

Digitalizacja może również podnieść opinię o Twojej firmie, pozwalając jej klientom czy partnerom biznesowym postrzegać ją jako nowoczesną i dobrze zorganizowaną. Wykorzystanie materiałów cyfrowych sprawi, że wysłanie wizytówki, oferty, faktury czy kontraktu stanie się nie tylko szybsze, ale też wygodniejsze i bardziej skuteczne – a to wpływa na poziom zadowolenia z obsługi.

Wyobraź sobie, że dzwoni do Ciebie klient i prosi o przesłanie kopii faktury. Możesz mu ją wysłać pocztą. Zanim jednak znajdziesz ją wśród setek materiałów, skopiujesz i wyślesz, minie sporo czasu. Możliwe, że otrzymasz kilka ponaglających telefonów lub maili. Digitalizacja umożliwia Ci wykonanie tego zadania w maksymalnie kilka minut i to z dowolnego miejsca, na przykład z domu czy nadmorskiego kurortu.

Digitalizacja a ochrona środowiska

Digitalizację uznaje się za szansę na rozwój i optymalizację procesów odbywających się w przedsiębiorstwach. Tymczasem tak postrzegana archiwizacja dokumentów przyczynia się również do ochrony naturalnych zasobów naszej planety – poprzez rezygnację z użycia papieru ograniczamy degradację środowiska naturalnego. To także może być cenny element PR Twojej firmy.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Digitalizacji poddawać można nie tylko dokumenty, ale również na przykład nagrania dźwiękowe czy mikrofilmy. Proces ten świetnie nadaje się też do archiwizacji materiałów bibliotecznych i umożliwia z jednej strony ich udostępnienie użytkownikom, a z drugiej – zabezpieczenie oryginału przed uszkodzeniem.

Podsumowanie

Prostym, bezpiecznym i błyskawicznym wprowadzaniem, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów firmy – tym właśnie jest digitalizacja. Cyfryzacja pełni w nowoczesnym biznesie funkcję niezwykle istotną i można się spodziewać jej dalszego postępu. Warto iść z jej duchem, tym bardziej że przynosi wymierne i konkretne korzyści zarówno samej firmie, jak i jej pracownikom, partnerom oraz klientom.

 

FlowDog

biznes@flowdog.io

Subscribe Newsletter

Subscribe to Newsletter

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzaj zdalnie procesami i zadaniami! FlowDog pozwala pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog – elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Usługi w terenie

Zyskaj kontrolę nad ilością i jakością usług świadczonych przez pracowników terenowych. Z FlowDog zlecaj zadania z poziomu aplikacji, monitoruj statusy, bądź w kontakcie z pracownikami i zwiększaj dosprzedaż terenową!



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Rozwiązania flowdog
Time Tracking? You Sure Need It

Time Tracking? You Sure Need It

The key functionalities that support online working include: remote project planning, efficient task and meeting management, work allocation, project progress tracking and time tracking. You can find all [...]

PRZECZYTAJ TAKŻE