Współczesne firmy coraz częściej szukają sposobów na optymalizację swoich procesów biznesowych. Jednym z obszarów, który często generuje niepotrzebne koszty i spowalnia działanie całej organizacji, jest obsługa serwisowa. Wdrożenie systemu do zarządzania serwisem, takiego jak FlowDog, pozwala na automatyzację, lepsze zarządzanie zgłoszeniami oraz znaczne zmniejszenie kosztów operacyjnych.
System do zarządzania serwisem to rozwiązanie informatyczne, które pozwala firmom monitorować, zarządzać i analizować wszystkie aspekty związane z obsługą serwisową – od przyjęcia zgłoszenia, przez jego realizację, aż po raportowanie i analizy. Tego typu narzędzia są szczególnie przydatne w firmach zajmujących się utrzymaniem ruchu, serwisem urządzeń, obsługą klienta czy zarządzaniem infrastrukturą techniczną.
Systemy te najczęściej obejmują:
W wielu firmach obsługa serwisowa nadal opiera się na arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach czy rozmowach telefonicznych. Brak centralnego systemu prowadzi do:
System serwisowy eliminuje te problemy, wprowadzając jednolity i przejrzysty proces. Każde zgłoszenie trafia do systemu, jest odpowiednio sklasyfikowane i przekierowane do odpowiedniego pracownika. Dzięki temu nic nie ginie, a czas reakcji jest znacznie krótszy.
Jedną z największych zalet nowoczesnych systemów serwisowych jest automatyzacja. Zgłoszenia mogą być generowane automatycznie – np. z poziomu aplikacji mobilnej, formularza na stronie internetowej czy integracji z systemem IoT, który wykrywa awarie w czasie rzeczywistym.
Automatyczne przypisywanie zadań pozwala uniknąć zbędnych opóźnień i odciąża koordynatorów serwisu. Systemy takie jak FlowDog pozwalają też na ustawianie SLA (Service Level Agreement), co gwarantuje, że każda usterka zostanie rozwiązana w określonym czasie.
Cyfryzacja dokumentacji eliminuje konieczność prowadzenia papierowych protokołów, a mobilny dostęp do systemu umożliwia technikom szybkie wprowadzanie danych bezpośrednio z terenu.
Wdrożenie systemu do zarządzania serwisem niesie za sobą szereg wymiernych korzyści:
Jedna z firm zajmujących się serwisem urządzeń przemysłowych wdrożyła system FlowDog, aby uporządkować swój proces obsługi zgłoszeń. Wcześniej każde zgłoszenie było rejestrowane ręcznie przez telefon i maila, co prowadziło do wielu pomyłek i opóźnień.
Po wdrożeniu FlowDoga:
Rezultat? Średni czas reakcji na zgłoszenie skrócił się z 5 godzin do 3 godzin – to o 40% szybciej niż wcześniej. Dodatkowo firma zyskała pełną kontrolę nad obciążeniem pracowników i możliwość szybkiego analizowania problemów technicznych.
Nowoczesne systemy serwisowe nie funkcjonują w próżni. Ich skuteczność rośnie, gdy są zintegrowane z innymi narzędziami, takimi jak:
Dzięki temu dane mogą być swobodnie wymieniane pomiędzy systemami, a procesy – zautomatyzowane od A do Z.
Firma średniej wielkości z branży produkcyjnej zdecydowała się na wdrożenie systemu FlowDog, inwestując 120 000 zł. Przed wdrożeniem, miesięczne koszty obsługi serwisowej wynosiły około 45 000 zł – głównie z powodu błędów, powtórnych wizyt i nieefektywnego planowania.
Po 6 miesiącach od wdrożenia:
ROI po 6 miesiącach: (6 × 16 000 zł) / 120 000 zł = 0,8 czyli 80% zwrotu Czas zwrotu inwestycji (payback): 7,5 miesiąca
Wniosek? Inwestycja w cyfrowy system serwisowy zaczęła się zwracać już w pierwszym kwartale po wdrożeniu.
System do zarządzania serwisem to inwestycja, która szybko się zwraca – nie tylko poprzez redukcję kosztów, ale też poprzez poprawę jakości usług i efektywniejsze wykorzystanie zasobów. FlowDog to przykład rozwiązania, które łączy automatyzację, elastyczność i integrację z innymi systemami, odpowiadając na realne potrzeby współczesnych firm. Jeżeli Twoja organizacja boryka się z problemami w obsłudze serwisowej, warto rozważyć wdrożenie takiego narzędzia jako krok w kierunku cyfrowej transformacji.
System do obsługi reklamacji to nie tylko automatyczne generowanie numerów zgłoszeń, ale także szereg innych możliwości. Przeczytaj i sprawdź, dlaczego warto w niego zainwestować.
Chcesz obniżyć koszty sprzedaży przy pomocy technologii? Sprawdź, jak może Ci z tym pomóc automatyczne generowanie ofert i umów.
Automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu, ale realne korzyści finansowe. Zapisz się już dziś na webinar o automatyzacji procesów!
Coraz więcej firm decyduje się na automatyzację procesów. Zwroty z inwestycji są możliwe już w ciągu kilku miesięcy. Przeczytaj i sprawdź.
Planujesz wdrożyć automatyzację, ale nie wiesz, jak przygotować na to swoją firmę? Sprawdź, jak może Ci pomóc analiza przedwdrożeniowa.
