Zarządzanie pracownikami w terenie – korzyści i możliwości dla Twojej firmy

Nie od dzisiaj wiele firm pracuje w tzw. infrastrukturze rozproszonej. Ich pracownicy swoje codzienne zadania wykonują głównie poza biurem (są to np. instalatorzy, monterzy, serwisanci lub pracownicy firm z branży facility management). Coraz więcej firm decyduje się na przejście z modelu pracy częściowo rozproszonej na pełną pracę zdalną czy w terenie. Zarządzanie pracownikami w terenie wymaga zapewnienia szybkiego i efektywnego przepływu informacji oraz dokumentów pomiędzy osobami, które zajmują się administracją, a technikami i innymi specjalistami wykonującymi swoją pracę w terenie. Pracownicy terenowi, którzy na co dzień działają poza biurem, potrzebują dostępu do właściwych informacji w czasie rzeczywistym, aby możliwe było reagowanie na pojawiające się zlecenia i wykonywanie ich bez opóźnień. By zarządzanie obsługą w terenie przebiegało sprawnie, technicy muszą znać szczegóły dotyczące poszczególnych, przydzielonych zadań, a także wszystkie dane na temat klienta oraz czasu i miejsca realizacji usługi. Tego typu informacji często dostarczają pracownicy z działu obsługi klienta czy administracji lub tzw. administratorzy, co wpływa na czas realizacji zleceń.

Kompleksowe zarządzanie pracownikami terenowymi

Efektywne zarządzanie obsługą w terenie to przede wszystkim delegowanie pracowników lub podwykonawców do wykonania różnych zadań, np. instalacji, konserwacji czy naprawy sprzętu w lokalizacjach rozproszonych, poza siedzibą firmy. Zdalna kontrola pracowników terenowych jest nadzorowana przez menedżerów, którzy monitorują pracę i przebieg zleceń, dostarczając klientom najlepszych fachowców w zależności od rodzaju usług.

Możliwość zarządzania pracownikami zdalnie, z dowolnego miejsca, oraz udzielania wsparcia w czasie rzeczywistym znacznie podnoszą jakość i efektywność świadczonych w architekturze rozproszonej usług. Korzystanie z aplikacji usprawniającej pracę pracowników w terenie pozwala na:

– Intuicyjne i automatyczneplanowanie wszystkich usług w terenie – wszystkie harmonogramy są tworzone w aplikacji mobilnej, z uwzględnieniem lokalizacji pracowników oraz ich umiejętności niezbędnych do wykonania danego zlecenia, a także ram czasowych obejmujących daty rozpoczęcia i oczekiwanego zakończenia prac. Zdalna kontrola pracowników pozwala wyeliminować ewentualne problemy niemal natychmiastowo oraz zapewnić brak przestojów. Odpowiednia aplikacja kontroluje przebieg prac, wysyła przypomnienia oraz tworzy wnikliwe analizy jakości i efektywności realizacji zleceń.

– Koordynowanie delegowanych prac w terenie – dzięki zautomatyzowanemu przydzielaniu zadań można efektywniej zarządzać czasem pracownika serwisu czy technika, tak aby do minimum zredukował on czas na komponowanie niezbędnych narzędzi. Za pośrednictwem aplikacji i gotowych „check list” pracownik zdalnie zgłasza swoje zapotrzebowanie na dany dzień czy tydzień pracy, co wiąże się z oszczędnością czasu, ponieważ nie jest konieczne kilkukrotne przyjeżdżanie do biura. Zlecenia są koordynowane również tak, aby obszary ich realizacji znajdowały się w odległościach pozwalających na szybkie przemieszczanie się pracownika i realizację maksymalnej liczby zadań w ciągu dnia.

– Wszystkie zlecenia w jednej aplikacji – mobilne zarządzanie obsługą w terenie może być jeszcze prostsze i przede wszystkim odpowiednio uporządkowane. Wystarczy, że cały proces przypisywania i zlecania pracy, od momentu pojawienia się „leada” – potencjalnego klienta – poprzez etap realizacji oraz fakturowanie dla klienta, znajdzie się w jeden aplikacji, z której można korzystać z dowolnego urządzenia, w każdym miejscu z dostępem do Internetu.

– Oferty, umowy, dosprzedaż – korzystając z gotowych wzorów dokumentów, takich jak oferty, umowy, zlecenia, można w łatwy i szybki sposób przygotowywać wyceny dla klientów bez konieczności powrotu do biura i tworzenia dokumentów przed komputerem czy zlecania tych czynności innym działom. Dzięki odpowiednim narzędziom możliwa jest automatyczna dosprzedaż, realizowana przez pracowników technicznych/ serwisantów w sposób mobilny, bez konieczności angażowania kolejnych osób. Zlecenia płatności są wystawiane automatycznie, za pośrednictwem aplikacji, co zapewnia pełną kontrolę finansów i brak przestojów związanych z płynnością finansową.

Na czym polega mobilne zarządzanie pracownikami terenowymi?

Zarządzanie pracownikami mobilnymi przy użyciu odpowiednich narzędzi i technologii może wpłynąć na większą efektywność wykonawców oraz jakość i liczbę realizowanych usług. Możliwość zidentyfikowania niezbędnych napraw na wczesnym etapie powstania ewentualnych problemów, natychmiastowej reakcji na problemy i dostarczania gotowych rozwiązań dzięki szybkiej wysyłce zapewni wysoką wydajność i krótsze okresy przestojów. Dysponując pełną wiedzą na temat umiejętności specjalistów czy techników, aplikacja sama może przydzielać zadania na podstawie kwalifikacji oraz dostarczać właściwe dane i informacje dotyczące czasu wykonania usługi za pomocą wiadomości „push”. Ponadto menedżerowie zarządzający obsługą w terenie posiadają pełen wgląd w prace serwisantów, a także w czas reakcji i wykonania poszczególnych zleceń, co później umożliwia im tworzenie przejrzystych wykresów z uwzględnieniem rentowności pracy poszczególnych pracowników terenowych. Odpowiednie aplikacje umożliwiają także lepszą jakość obsługi klienta, co wynika z możliwości dodawania opinii o wykonywanych usługach czy informacji o potrzebach lub nowych zleceniach. Dzięki temu cały proces obsługi klienta, poprzez wykonanie zlecenia i fakturowanie, staje się w pełni zautomatyzowany i jest przeprowadzany z zastosowaniem jednej aplikacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o aplikacji do efektywnego zarządzania pracownikami i realizacją zadań, skontaktuj się z nami!