Sprawne planowanie urlopów to jeden z najważniejszych aspektów prowadzenia przedsiębiorstwa – pozwala pracownikom odpocząć bez zaburzania funkcjonowania firmy. Dzięki postępowi technologicznemu mamy dziś dostęp do zaawansowanych narzędzi informatycznych, które pozwalają znacznie skuteczniej zarządzać najróżniejszymi procesami zachodzącymi w firmie. Oprogramowanie umożliwia również automatyzację wielu z nich – jednym z obszarów podlegających automatyzacji jest właśnie składanie i rozpatrywanie wniosków urlopowych.
Elektroniczne wnioski urlopowe to jeden z podstawowych modułów, w które wyposażony jest program do urlopów. Funkcjonalność ta pozwala na całkowitą automatyzację składania wniosków urlopowych przez pracowników i znaczne usprawnienie komunikacji między kadrami a pracownikami. Jej zastosowanie przyspiesza obieg wniosku urlopowego, ułatwiając przy tym planowanie pracy firmy podczas nieobecności pracownika. Elektroniczne wnioski urlopowe są również ważnym krokiem na drodze do częściowej lub pełnej automatyzacji ewidencji czasu pracy.
W tym miejscu może pojawić się pytanie: Jak wybrać dobry program do urlopów? Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na jego funkcjonalności – poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych z nich, zarówno dla samych pracowników, jak i dla działu kadr.
Poza możliwością złożenia wniosku urlopowego za pomocą zaledwie kilku kliknięć pracownicy na pewno docenią takie udogodnienia jak:
Dobry system nie tylko przyspiesza obieg wniosków urlopowych, ale też na bieżąco monitoruje liczbę dostępnych dni urlopowych i automatycznie aktualizuje te dane. Każdy z pracowników może w dowolnej chwili sprawdzić, ile dni urlopowych pozostało do wykorzystania, a w razie wątpliwości skontaktować się bezpośrednio z opiekunem systemu.
Kolejną ważną funkcją jest przejrzysty kalendarz nieobecności/pracy, dzięki któremu łatwiej jest zgłosić wnioski urlopowe online i planować urlopy dla większych grup. W taki kalendarz często wbudowany jest moduł mailingowy, który automatycznie wysyła powiadomienia o każdej zmianie statusu wniosku urlopowego.
Jak powszechnie wiadomo, urlopy występują w wielu odmianach, a przy części z nich potrzebne jest potwierdzenie odpowiednimi dokumentami (takimi jak zwolnienia lekarskie, choć akurat one są obecnie wysyłane bezpośrednio przez lekarzy). Pracownik powinien mieć możliwość samodzielnego dodawania dokumentów tego typu. Bardzo przydatna jest również opcja dodawania innych dokumentów niezbędnych do zatrudnienia i wyliczania liczby przysługujących dni urlopu.
Aplikacja urlopowa powinna zapisywać wszystkie złożone wnioski urlopowe, żeby pracownik mógł w każdej chwili sprawdzić na przykład, czy wykorzystał cały urlop wypoczynkowy w poprzednim roku, czy dobrze zaplanował urlop okolicznościowy lub kiedy złożono wniosek o urlop macierzyński. Dzięki temu zawsze będzie wiadomo, z jakiego urlopu można jeszcze skorzystać w danym roku.
Jeśli firma zatrudnia obcokrajowców, wielkim ułatwieniem będzie system urlopowy z możliwością zmiany wersji językowej, np. na ukraińską czy angielską. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i znacznie ułatwi elektroniczny obieg wniosków urlopowych.
Sprawny system do elektronicznych wniosków urlopowych znacznie odciąży dział kadr, ograniczając przy tym ryzyko popełnienia błędów w dokumentacji. Zapewni on stały dostęp do najważniejszych informacji i uprości proces akceptacji wniosku urlopowego.
Można będzie znacznie łatwiej stworzyć plan urlopów dla całej firmy i z wyprzedzeniem przygotować organizację pracy w tzw. sezonach urlopowych lub w innym wybranym okresie. Pomoże w tym czytelna ewidencja urlopów, pokazująca wszystkie zgłoszone dni wolne i inne nieobecności pracownika.
Ponadto pracownicy działu HR powinni zwrócić uwagę na następujące funkcjonalności:
Pracownicy działu kadr powinni mieć stały wgląd w system urlopowy, dlatego warto zdecydować się na rozwiązania chmurowe. Zapewniają one wgląd do systemu z dowolnego miejsca, a przy tym umożliwiają zablokowanie dostępu dla wybranych adresów IP czy lokalizacji. Dzięki temu HR będzie mógł czuwać nad prawidłowym przebiegiem planów urlopowych nie tylko z biura, ale też zdalnie.
Funkcjonalny system urlopowy powinien dawać możliwość konfiguracji dostępnych rodzajów urlopów (np. urlopu bezpłatnego, wypoczynkowego, macierzyńskiego, na poszukiwanie pracy itp., ujętych w prawie pracy) i limitów urlopowych oraz ustawienia widoczności danych typów urlopu dla pracowników (na przykład po wykorzystaniu całego urlopu dedykowanego wypoczynkowi opcja jego wyboru znika przy składaniu kolejnego wniosku).
Dobry system urlopowy pozwala automatycznie ustalać wymiar urlopu dla danego pracownika na podstawie wprowadzonych do niego dokumentów dotyczących edukacji, doświadczenia zawodowego i stażu pracy pracownika.
Moduł ten pozwala działowi kadr mieć stały wgląd we wszystkie wnioski urlopowe zapisane w ewidencji urlopów i na ich podstawie koordynować pracę przedsiębiorstwa, np. poprzez wyznaczanie zastępstw. Kalendarz nieobecności po stronie HR-u pozwala także ustalać widoczność urlopów dla pracowników. Na przykład można wybrać opcję, dzięki której inne działy nie będą miały wglądu do urlopów działu sprzedaży. Można też pozwolić powiązanym ze sobą działom widzieć swoje urlopy i na tej podstawie koordynować wzajemnie swoją pracę.
Nie da się ukryć, że proces złożenia wniosku urlopowego w tradycyjnej formie był daleki od wygody. Przejście na elektroniczne wnioski urlopowe pozwala na jego znaczne uproszczenie. Jeszcze kilka lat temu można było stwierdzić, że jest to po prostu udogodnienie, jednak obecnie, przy wciąż postępującej cyfryzacji biznesu, opcja ta stała się tzw. must have. Znacznie usprawnia ona organizację pracy w firmie oraz pozwala jej dostosować się do najnowszych standardów i potrzeb rynku.
Jeśli szukasz nowoczesnej i funkcjonalnej aplikacji do urlopów, sprawdź ofertę FlowDog. Firma oferuje wiele innowacyjnych rozwiązań technologicznych, które pomogą Twojej firmie rozwinąć się cyfrowo i usprawnić wszystkie zachodzące w niej procesy.
Co powinien zawierać CRM? I dlaczego nawet mała firma powinna zainwestować w tego typu narzędzie? Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy?
Planowanie, monitorowanie, aktualizacja – aplikacja do zarządzania sprzedażą. Sprawdź 4 sposoby na efektywne wykorzystanie danych z CRM.
Nowoczesne narzędzia wspierające pracę zdalną -> Elektroniczna ewidencja czasu pracy -> Automatyzacja procesów a bezpieczeństwo
