Artykuły blogowe

Digitalizacja dokumentów, czyli jak elektroniczny obieg dokumentów wpływa na oszczędność czasu i pieniędzy w przedsiębiorstwach

Nowe technologie w biznesie

Ostatni rok nauczył wszystkich, że planowanie jest czymś bardzo abstrakcyjnym bez odpowiedniego przygotowania. Większość firm zmieniła pracę w biurze na pracę zdalną, co sprawiło, że trzonem biznesu stają się technologie IT, które nie dość, że wspomogą codzienną rutynę, to być może nawet zastąpią dotychczasowe metody pracy po przez automatyzację wielu czynności takich jak automatyczne generowanie ofert, umów, lepszy przepływ dokumentów, szybszy proces akceptacji i wydajniejszą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.

Digitalizacja dla każdego

Elektroniczny obieg dokumentów jest już dostępny zarówno dla dużych firm, jak i małych, a nawet mikroprzedsiębiorstw. Każde przedsiębiorstwo bez względu na profil działalności wymaga sprawnego zarządzania dokumentami tzn. rejestracją, bezpiecznym obiegiem wewnątrz i poza firmą, a także łatwości ich przetwarzaniu. Cyfryzacja pomaga panować nad procesami związanymi z elektronicznym obiegiem dokumentów. Dzięki niej przyspieszamy czasochłonną obsługę papierowych dokumentów, zmniejszymy do minimum liczbę osób zaangażowanych w fizyczną obsługę dokumentów oraz unikniemy błędów i pomyłek w dokumentach, zagubienia, czy przekazania do nieodpowiedniego adresata. Digitalizacja pozwoli mieć pełną kontrolę nad zarządzaniem procesami i dokumentami bez względu na miejsce naszej pracy. Tam gdzie przetwarza się wiele dokumentów kosztowych będzie bardzo pomocne skorzystanie z technologii optycznego rozpoznawania tekstu, która jest dostępna w aplikacji FlowDog EOD, dzięki tej możliwości wystarczy zrobić zdjęcie lub wczytać PDF, a nasza aplikacja sama wprowadzi fakturę do rejestru kosztowego. Aplikacja FlowDog stanowi także świetny kanał komunikacji, który jest pomocny w rejestracji czasu pracy, zgłaszaniu nieobecności i zarządzaniu urlopami pracowników. Wszystkie dokumenty można mieć dostępne z poziomu aplikacji w jednym miejscu stanowiąc  bezpieczną elektroniczną teczkę pracownika.
Skuteczne rozwiązania wcale nie muszą być kosztowne, aby usprawniały procesy w firmach i wpływały na obniżenie kosztów operacyjnych. Digitalizacja dokumentów pozwala zyskać szereg korzyści, zarówno kosztowych jak i jakościowych, np.  zmniejszenie kosztów związanych z przetwarzaniem papierowych dokumentów, sprawniejsze zarządzanie przepływem dokumentów i szybsze ścieżki przydzielania dokumentów i akceptacji ich ścieżek decyzyjnych, sprawną identyfikację typów dokumentów a także lepsze zarządzanie ryzykiem operacyjnym. To wszystko wpływa na efektywniejszą pracę wewnątrz organizacji, a także na przyjazną i innowacyjną obsługę klientów i podnoszenie jakości świadczonych usług.

Elektroniczny obieg dokumentów – od czego zacząć?

Wybór odpowiedniego partnera technologicznego jest kluczowy w procesie cyfryzacji. Na rynku istnieje obecnie wiele gotowych rozwiązań, należy jednak pamiętać, że technologie są jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się sektorów, dlatego warto zdecydować się na aplikacje, które dostosowują się do potrzeb profilu konkretnej firmy i rozwijają się wraz z nią.

Podsumowanie

Kilkanaście lat temu jeszcze nie wszystkie organizacje wykorzystywały komputery do codziennej pracy, dzisiaj trudno wyobrazić sobie sprawnie działającą nowoczesną firmę bez sprzętu elektronicznego. Cyfryzacja to zmiana sposobu myślenia o biznesie i otwartość na zmiany. Przykładem może być np. przechowywanie danych w chmurze, które kiedyś wydawało się możliwością dostępną dla dużych podmiotów, obecnie nawet najmniejsze biznesy mogą korzystać z takiej opcji w bezpieczny sposób.
Digitalizacja zatem to kwestia czasu. Cyfryzacja to już nie trend, ale konieczność z jaką przedsiębiorstwom przyszło się zmierzyć aby zyskać przewagę nad konkurencją.

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco–
subskrybuj nasz newsletter

zapisz się do newslettera