5 sposobów na automatyzację w branży budowlanej – czy to już standard, czy wciąż innowacja?

Branża budowlana stanowi jedną z kluczowych gałęzi światowej gospodarki. Firmy realizują kontrakty warte miliony złotych, zatrudniają tysiące pracowników i mierzą się z ogromną ilością danych. Wyśrubowane przepisy prawne, konieczne do spełnienia normy i setki rysunków oraz projektów powodują ogromną biurokrację. Dlatego, by z powodzeniem pozyskiwać nowych klientów, obniżać koszty, cieszyć się dobrą opinią w branży i eliminować ludzkie błędy, niezbędne są utrzymanie porządku w dokumentacji i wprowadzenie automatyzacji procesów w branży budowlanej. To standard czy wciąż innowacja?

Jak przygotować firmę na automatyzację procesów?

Umowy, faktury, plany, rysunki, pozwolenia, oferty handlowe, protokoły, kosztorysy, raporty i teczki pracowników to tylko nieliczne z całej masy dokumentów, z którymi codziennie mierzy się każde mniejsze bądź większe przedsiębiorstwo z branży budowlanej. Druki te umożliwiają pracownikom w różnych pionach i na różnych szczeblach zapoznawanie się z projektami i podejmowanie w związku z nimi ważnych decyzji. W natłoku zleceń i dziesiątek papierowych kartek bardzo łatwo się jednak pogubić.

Trudności z odnajdywaniem informacji potrzebnych „tu i teraz” bądź złe wypełnienie danych może kosztować firmę wiele tysięcy, a nawet milionów złotych. Dlatego standardem w branży budowlanej powinna być automatyzacja procesów, m.in. obiegu dokumentów. Systemy IT do elektronicznego obiegu dokumentów wprowadzane są dziś w biznesach na miarę współczesnych oczekiwań klientów. Z narzędzi tych korzystają m.in.: kierownicy i inżynierowie budowy, zaopatrzeniowcy, serwisanci, handlowcy, pracownicy administracji i, oczywiście, zarząd.

Ze względu na rozbudowaną i różnorodną strukturę firm z branży budowlanej niezbędne jest odpowiednie przygotowanie organizacji do wprowadzenia oprogramowania do automatyzacji procesów. Zupełnie inaczej przebiegnie to np. w małych firmach dekarskich lub brukarskich czy w średnich murarskich i wnętrzarskich, a jeszcze inaczej – w dużych deweloperskich. Wstępne przygotowanie do cyfrowej transformacji w branży budowlanej można przedstawić w 5 punktach:

1. Zdefiniuj pracochłonne procesy – skoncentruj się na ustaleniu hierarchii ważności czasochłonnych procesów, które można zautomatyzować. Zaoszczędzenie czasu na samym początku umożliwi pozyskanie kolejnych godzin, które można przeznaczyć na ulepszanie następnych obszarów.
2. Wskaż tzw. wąskie gardła – sporządź spis obszarów, w których dany proces najczęściej jest blokowany, co prowadzi do przestoju. Następnie prześledź proces, znajdź przyczynę i sprawdź, czy obszar ten można zautomatyzować.
3. Stwórz kulturę wokół automatyzacji – nie daj odczuć pracownikom, że są zagrożeni z powodu wprowadzenia systemu IT w firmie. Buduj przeświadczenie, że korzystanie z tych narzędzi zapewni im szansę na rozwój i sprawniejszą pracę.
4. Skonsultuj swoje problemy z firmą IT – wybierz taką, która dostarczy kompleksowe narzędzia do automatyzacji procesów. Zwróć uwagę na funkcje aplikacji oraz możliwość jej integracji z innymi systemami czy skalowalność. To wszystko zapewniają systemy IT dla branży budowlanej FlowDog.
5. Spójrz w przyszłość – czerp korzyści z wdrożonych rozwiązań, a z czasem zastanów się, jakie większe procesy można jeszcze zautomatyzować. Być może przydatne okaże się stworzenie osobnego stanowiska dla fachowca z zakresu pracy z danymi, który wniesie świeże spojrzenie na firmę oraz jej działania.

Przykłady automatyzacji procesów dla budownictwa

Dane raportu Salesforce Research wyraźnie wskazują na to, że wprowadzenie systemu przeznaczonego do elektronicznego zarządzania firmą budowlaną powinno być już standardem, szczególnie jeśli chce się prowadzić rentowny biznes i nadążać za konkurencją. Małe firmy automatyzujące procesy mają prawie dwukrotnie większe szanse na rozwój swojej działalności. Z kolei przemawiające za implementacją systemów IT argumenty wyrażone w procentach przedstawiają się następująco:

• 23% dnia pracy spędza się na ręcznym wprowadzaniu danych do systemów
• 26% małych firm twierdzi, że zatrudnia więcej niż jednego informatyka, który pomaga we wdrażaniu zautomatyzowanych procesów
• 28% firm twierdzi, że brak informacji, które potrzebne są w miejscu budowy, jest największym pojedynczym czynnikiem wpływającym na ich produktywność
• 25–60% – o tyle można obniżyć koszty prawidłowo wdrożonej automatyzacji procesów biznesowych.

Uporządkowana dokumentacja 24 h/7

Wprowadzenie oprogramowania FlowDog w firmie z branży budowlanej przede wszystkim umożliwia zapanowanie nad wieloma dokumentami, poddając je digitalizacji. Nasz system elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia całodobowy dostęp mobilny i webowy do wszystkich zadań i druków. Umowy, protokoły, pozwolenia, plany, faktury czy projekty są odpowiednio klasyfikowane, a konkretni pracownicy otrzymują uprawnienia, dzięki którym mogą nadać pismom właściwy bieg – zlecić ich korektę, zaakceptować je czy poprosić o dodatkowe informacje. Dzięki temu dokumentacja przekazywana jest w bezpieczny, poufny i szybki sposób, bez ryzyka jej zgubienia.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów budowlanych

W branży budowlanej niezwykle ważne jest archiwizowanie dokumentów. Obecne przepisy prawa budowlanego nakładają na właściciela obiektu obowiązek przechowywania szeroko rozumianej dokumentacji budowy przez cały okres istnienia obiektu budowlanego. Nowoczesne przedsiębiorstwa nie podchodzą już do sprawy po macoszemu i nie doprowadzają do zaniedbań – wszystko dzięki elektronicznej archiwizacji. Ta okazuje się niezwykle przydatna, gdy tego typu dokumentów po kilku, kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu latach domagają się prawnicy, którzy reprezentują przezornych kontrahentów lub inwestorów i analizują stan prawny nieruchomości.

Powiadomienia o terminach

Dbałość o dotrzymywanie terminów wykonania usług i płatności czy kontrolowanie dat przeglądów bądź obowiązywania gwarancji w branży budowlanej to również kwestie, które z powodzeniem można zautomatyzować. Dzięki funkcjonalności inteligentne oprogramowanie odpowiednio wcześnie powiadomi pracowników firmy o zbliżających się terminach.

Fakturowanie z poziomu aplikacji

Fakturowanie to kolejny niezwykle ważny proces w branży budowlanej, który przy manualnej pracy okazuje się czasochłonny, ale dzięki zastosowaniu narzędzi FlowDog może zostać zautomatyzowany. Wykorzystywana w tej sytuacji technologia OCR – rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej – pozwala automatycznie wprowadzać dane do systemu, co niweluje ryzyko pojawienia się ludzkiego błędu. Wszystkie faktury, razem z opisami i akceptacjami, przez cały czas dostępne są do wglądu w aplikacji w wersji desktopowej oraz mobilnej.

Kontrola nad pracownikami

Kontrola i sprawowanie nadzoru nad pracownikami w firmie budowlanej to nie lada wyzwanie – szczególnie gdy kierownicy zarządzają dużymi zespołami. Zaletą wdrożenia systemu IT od FlowDog dla przedsiębiorstwa z branży budowlanej jest m.in. sprawniejsze planowanie pracy zatrudnionych przez przydzielanie im odpowiednich zadań. Za pomocą aplikacji fachowcy mogą tworzyć dokumentacje i raporty z postępu wykonanych prac. Co więcej, narzędzia te umożliwiają menadżerom kontrolowanie i rozliczenie czasu pracy. Z kolei sami pracownicy przez aplikację mobilną oraz desktopową zyskują możliwość zgłaszania wniosków urlopowych, a pracodawca natychmiastowo może reagować na nieobecności i zgłoszenia.

Podsumowanie

Uporządkowana dokumentacja, a także elektroniczna archiwizacja umów, projektów i planów oraz automatyczne powiadomienia o ważnych terminach, inteligentne fakturowanie czy kontrola nad pracownikami to nie jedyne korzyści z wdrożenia automatyzacji w branży budowlanej. Kompleksowe rozwiązanie od FlowDog umożliwia również wydruk seryjnych odebranych zamówień, zarządzanie dokumentacją magazynową związaną z podwykonawcami czy tworzenie analiz i zestawień efektywności współpracy. Dzięki wybraniu tak wszechstronnych narzędzi z możliwością integracji i modyfikacji modułów automatyzacja procesów istotnie wpłynie na zniwelowanie liczby przestojów, umożliwi obniżenie kosztów i wpłynie na zwiększenie ogólnej wydajności przedsiębiorstwa.